El estado de factura
Toda factura en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices tiene un estado de factura. El estado es, en general, una indicación de los módulos que ya han procesado una factura y del nivel de sus errores o la ausencia de éstos.
En la documentación de Kofax ReadSoft Invoices, los nombres de los estados empiezan por mayúsculas y están en cursiva.
En la figura anterior se muestran los estados que cada módulo de producción puede asignar en el flujo de trabajo de Kofax ReadSoft Invoices.
El estado de una factura es igual al estado de campo más bajo que haya en la factura. Esto implica, por ejemplo, que una factura con el estado Error de validación también puede contener campos con estados más altos Reescribir y Terminado.
Estados asignados por:
- Scan
- Escaneado. Las facturas con el estado Escaneado se han digitalizado al sistema, pero aún no se han procesado en Interpret. Estas facturas suelen continuar su procesamiento en Interpret y Verify, pero también pueden transferirse si el flujo de trabajo externo requiere información sobre las facturas que entran en el sistema.
Las facturas rotas o dañadas también pueden tener este estado.
Las facturas reencauzadas también tienen el estado Escaneado.
- Interpret
- Separación incierta. La factura se tiene que comprobar y tal vez volver a separar usando la separación de documentos. Este estado solo está disponible cuando se utiliza la separación automática de documentos.
- Duplicado. La factura se ha identificado como posible factura duplicada.
- Introducción manual. La factura contiene campos que se deben escribir manualmente en Verify.
- Sin identificar. La factura no se ha podido identificar.
- Error en el campo. La factura contiene al menos un campo que no se ha podido encontrar.
- Propuesta de campo. La factura contiene al menos un campo para el que hay propuestas. Interpret encontró varias posibles coincidencias para el campo y no puede determinar cuál es la correcta.
- Error de interpretación. La factura contiene al menos un campo que Interpret no pudo interpretar por completo.
- Error de validación. La factura contiene al menos un campo con el estado Error de validación.
- Reescribir. La factura contiene al menos un campo que se debe reescribir.
- Terminado. Todos los campos de la factura se han interpretado sin errores. Las facturas que tienen este estado solo contienen campos Terminado.
- Verify
- Escaneado/Digitalizado Las facturas reencauzadas tienen este estado.
- Rechazado. Este estado se asigna a las facturas que el operador de Verify ha rechazado manualmente, en lugar de aprobarlas o ajustarlas. Estas facturas se pueden verificar de nuevo eligiendo Rechazado en la descripción de trabajo de Verify, y también se pueden transferir.
- Ajustado. Una factura que tiene este estado se ha editado manualmente en Verify. Los campos con valores incorrectos se han corregido. Es posible ajustar una factura varias veces. Todos los campos tienen el estado Terminado.
- Aprobado. Las facturas que tienen este estado han sido aprobadas (confirmadas) por el usuario. Los estados Aprobado de todos los campos de una factura se cambian a Terminado, siempre que aún no tengan dicho estado.
- Detenida. Las facturas con este estado se han puesto en espera. Puede aparecer automáticamente un cuadro de diálogo de advertencia en Verify después de un determinado número de días (añadiendo ParkedInvoicesExpiryDays=x, donde x es el número de días, en la sección [Verify] de eilocal.ini).
- Transfer
- Transferido. A menos que seleccione Mantener estado en la descripción de trabajo de Transfer, las facturas transferidas adoptan el estado Transferido. Este estado significa que las facturas se han transferido a un sistema de destino pero aún no se han borrado de la base de datos. La razón de que las facturas no se hayan borrado de la base de datos es que la opción Eliminar facturas transferidas no está seleccionada en la descripción de trabajo de Transfer.