¿Qué definiciones de facturas necesitan optimización?
Regla sencilla: Optimize Definiciones de factura asociadas con proveedores importantes.
Los proveedores que son «importantes» en su sistema depende de varios factores. Aquí se ofrece un método para seleccionar las definiciones de factura a optimizar:
- En el cuadro de diálogo Definiciones de factura, orden en las definiciones de factura por la columna Total histórico.
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Seleccione las definiciones de factura que representan un número grande de facturas para su empresa. Por ejemplo, seleccione cada definición de factura que se haya utilizado 75 veces o más.
Consejo Los proveedores establecidos más recientemente podrían haber enviado unas 25 facturas en dos meses, así que plantéese refinar la lista para incluir aquellos proveedores que tienen como media 10 facturas al mes.
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«Importante» hace referencia al tiempo global que los operadores de Verify están trabajando con estas facturas. Por lo tanto, quite la selección de proveedores que considere que no son muy importantes, según dicho criterio.
O puede escoger los proveedores con los que los operadores de Verify invierten más tiempo trabajando. ReadSoft Reporter se puede utilizar para recopilar dichas estadísticas, si aún no se conocen.
- Quite la selección de los proveedores que sepa que ya no están activos.
Intente incluir los proveedores que suponen aproximadamente un 75% de todas las facturas entrantes, o los proveedores que consumen más tiempo en el proceso de Verify.
Hechos importantes
- Una gran cantidad de definiciones de factura optimizadas de forma deficiente, puede hacer disminuir la eficacia de Kofax ReadSoft Invoices en comparación con la situación en la que dichas definiciones de factura no se hayan optimizado en absoluto.
- Pequeñas mejoras en las definiciones de factura utilizadas con más frecuencia pueden acelerar mucho la verificación.
- Es importante establecer el hábito de cambiar sólo los parámetros más obvios de la definición de factura, porque:
- Las acciones de los operadores de Verify pueden actualizar y sobrescribir automáticamente los parámetros de definición de factura que ha ajustado manualmente en Optimize.
- Un ajuste y personalización extremadamente manual de definiciones de factura puede proporcionar un buen rendimiento para condiciones concretas (modelo/estado/parámetros del escáner, condición de la base de datos, versión de Kofax ReadSoft Invoices, etcétera), pero no se garantiza que el rendimiento seguirá siendo el mismo si cambia alguna de dichas condiciones.
El objetivo es lograr la mayor mejora posible en la interpretación con la menor cantidad de trabajo de Optimize.
Recomendación: Cree un plan de mantenimiento que elimine periódicamente y de forma automática las definiciones de factura que no se quieren.