Únicamente se permite una condición de inicio avanzada (es decir, un conjunto de parámetros necesarios para iniciar el trabajo) para cada trabajo de servicio y el trabajo únicamente se iniciará si se cumplen todos los parámetros configurados para la condición. Esto significa que hay que utilizarlos con cuidado.

Por ejemplo, se pueden utilizar las condiciones de inicio para optimizar el uso de CPU, si hay algún problema con este aspecto.

• Si no se utilizan condiciones de inicio, se precisa de CPU para iniciar cada trabajo. Compruebe si hay facturas que procesar para el trabajo y deténgalo, incluso si no hay facturas que procesar. De esta manera, si una instancia de Interpret y Transfer contiene una gran cantidad de trabajos de servicio sin facturas que procesar, podría perderse mucha memoria del equipo al abrir y cerrar estos trabajos. Esto también se ve multiplicado con el número de instancias de Interpret o Transfer que se ejecutan en el equipo.
• Si se requiere un conjunto de parámetros concretos para iniciar un trabajo, el trabajo únicamente se iniciará si se cumplen todas estas condiciones. Por lo tanto, la aplicación no necesita iniciar ni detener el trabajo si no hay que procesar nada. Es decir, que avanza de manera automática al siguiente trabajo de la lista y, como resultado, se ahorra memoria del equipo. Sin embargo, hay que tener cuidado para asegurarse de no definir ajustes incorrectos que puedan evitar que se ejecuten trabajos que tienen que ejecutarse.

Para cada trabajo de servicio se pueden añadir diferentes condiciones de parada avanzadas (es decir, conjuntos de parámetros necesarios para detener un trabajo), que son independientes de las demás. Es decir, que no se necesitan todas las condiciones avanzadas para detener un trabajo. Como resultado, un trabajo de servicio se puede detener por cualquier cantidad de razones diferentes.

Las condiciones de parada avanzadas se suelen utilizar para controlar la prioridad de los trabajos.

Se pueden configurar una o varias condiciones avanzadas para iniciar o detener trabajos de servicio basándose en criterios específicos para los siguientes casos:

• Las facturas entran en el sistema mediante la digitalización de documentos físicos en papel, con el módulo Scan. Las facturas generadas se consideran internas. Este caso es válido para instancias de Interpret y Transfer.
• Se capturan imágenes de facturas externas de una carpeta de archivos o desde un correo electrónico con Collector. Como estas imágenes de facturas aún no han entrado en el sistema de Kofax ReadSoft Invoices, este caso únicamente es aplicable a instancias de Interpret.

Las facturas que se digitalizan en el sistema con el módulo Scan se encuentran en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices y las condiciones avanzadas para iniciar o detener trabajos para este tipo de factura pueden estar basadas en una combinación de diferentes parámetros. Tenga en cuenta que las condiciones avanzadas se configuran utilizando los siguientes parámetros para instancias de Interpret y Transfer, excepto si se indica lo contrario.

• Perfiles de factura
• el estado de factura
  • Aprobado
  • Ajustado
  • Rechazado
  • Escaneado (digitalizado): este es el único estado de factura que se puede utilizar con condiciones avanzadas para copias de Interpret.
  • Terminado
• Variables definidas por el usuario
  • Nombre de la variable
  • Valor de la variable
• Colas

Se pueden utilizar una o varias condiciones avanzadas para iniciar o detener instancias de Interpret para este tipo de factura basándose en la ubicación de determinados tipos de archivos en carpetas específicas. Por ejemplo, si hay trabajo de Interpret se está ejecutando y se ha definido el inicio de una condición de parada si hay un archivo de un formato determinado disponible en la carpeta especificada, el trabajo se detendrá.

Para este ejemplo, se ha configurado una instancia de Interpret con cuatro trabajos de servicios para procesar facturas de descripciones de trabajos diferentes:

• El trabajo A gestiona las facturas digitalizadas que hay en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices. Este trabajo únicamente procesa una pequeña parte de las facturas procesadas, pero tienen mayor prioridad.
• El trabajo B procesa imágenes de facturas enviadas por fax y que están en la carpeta X. Se trata de una pequeña cantidad de facturas, pero tienen una prioridad alta.
• El trabajo C procesa las facturas basadas en archivos de imagen capturados a la carpeta Y desde el correo electrónico utilizando Collector. La mayoría de las facturas llegan de esta manera, y tienen una prioridad normal.
• El trabajo D procesa las facturas basadas en archivos XML importados de la carpeta Z. No son tantas como las imágenes recogidas por Collector, pero tienen una prioridad mayor.

Los trabajos de servicios se ordenan y ejecutan en el orden A, B, D, C, y se selecciona Reiniciar el primer trabajo después del procesamiento para la instancia de Interpret a la que pertenecen. Esto significa que el trabajo A se ejecuta primero hasta que se procesan todas las facturas y, entonces, se cierra. Los trabajos B y D se ejecutan de la misma forma. El trabajo C normalmente tiene una gran cantidad de facturas a procesar, por lo que se especifica 100 como el número máximo de facturas o lotes que procesar antes de cerrarse. El trabajo procesa 100 facturas o lotes, se cierra, se reinicia el primer trabajo de manera automática y el proceso vuelve a comenzar.

Como las facturas de los trabajos A, B y D tienen mayor prioridad que las del trabajo C, se podrían especificar tres condiciones de parada para el trabajo C, de manera que, en lugar de esperar hasta que se procesen 100 facturas antes de cerrarse, el trabajo se cerraría en cuanto se dieran los parámetros para una de las condiciones de parada.

Condiciones de parada avanzadas potenciales para configurar en el trabajo C:

comience ampliando los trabajos debajo de la instancia de Interpret y haga doble clic en el trabajo C para abrirlo. Entonces, haga clic en Condiciones avanzadas y configure una condición avanzada para detener este trabajo si hay facturas de los otros trabajos de servicio disponibles. Para ello, hay que configurar tres condiciones de parada diferentes de esta manera:

También se pueden configurar los trabajos de servicios de otra manera para la instancia y conseguir los mismos resultados sin necesidad de utilizar el ajuste Reiniciar el primer trabajo después del procesamiento. Consulte lo siguiente:

• Estos trabajos se podrían poner en una lista y ejecutarse en el orden C, A, D, B.
• No haría falta especificar un número máximo de facturas o lotes para detener el trabajo C.
• Se configurarían tres condiciones avanzadas distintas para detener el trabajo C de la misma manera que en el caso anterior.
• También se configuraría una condición avanzada para detener los trabajos B y D si hay facturas disponibles para el trabajo A, ya que el trabajo A es el que tiene más prioridad.
• También se configuraría una condición avanzada para detener el trabajo B si hay facturas disponibles para el trabajo D, ya que el trabajo D tiene más prioridad que el trabajo B.

De esta manera, el trabajo C procesa facturas hasta que una condición avanzada para uno de los otros trabajos de servicio lo detiene. Cuando se cierra, los trabajos restantes se ejecutan con el orden de prioridad correcto.

Las condiciones avanzadas ofrecen una forma potente y flexible de controlar los servicios, y no hay una forma correcta de configurarlas. Como las posibilidades son infinitas, se deben configurar con mucho cuidado.