Editar usuarios y roles para la vista de la bandeja de entrada

Utilice el cuadro de diálogo Editar roles y usuarios para crear nuevos roles de bandeja de entrada y asignarles usuarios existentes de Kofax ReadSoft Invoices.

Esta es una parte opcional de la creación (o ajuste) de una bandeja de entrada.

  1. Al utilizar Manager, seleccione Parámetros > Configuración de la bandeja de entrada para mostrar el cuadro de diálogo Configuración de la bandeja de entrada.
  2. Haga clic en Editar roles y usuarios para abrir el cuadro de diálogo Editar roles y usuarios.
  3. Haga clic en Añadir para crear un rol nuevo.
  4. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para el rol.
  5. En el cuadro Usuarios conectados, seleccione los usuarios que desea asociar con este rol.
  6. Haga clic en Aceptar para guardar el nuevo rol.

    Ahora puede asignar el rol nuevo a las carpetas seleccionadas en el cuadro de diálogo Editar carpetas de entrada.

Algunos consejos

  1. Asegúrese de que todos los roles contienen usuarios que puedan realizar todas las tareas necesarias para utilizar ReadSoft Invoices. Evite una posible situación en la que no haya ningún administrador en la oficina, y tampoco ningún usuario que pueda procesar una carpeta concreta de la bandeja de entrada.
  2. ReadSoft Invoices ofrece una gran flexibilidad en el ámbito de los roles y de la creación de carpetas de la bandeja de entrada. No obstante, evite una configuración innecesariamente compleja y complicada del sistema de roles y carpetas de entrada.
Notas:
  • Si varios usuarios tienen acceso a la misma carpeta de la bandeja de entrada, pueden seleccionar las mismas facturas para verificarlas. Esto no causa problemas en el sistema, ya que Kofax ReadSoft Invoices bloquea cada factura mientras se verifica. No obstante, puede generar confusión si los operadores de Verify no tienen constancia de ello. Por ejemplo: Juan selecciona cinco facturas para verificarlas. En cambio, Susana está trabajando con la misma carpeta de la bandeja de entrada al mismo tiempo. Susana selecciona y procesa dos de las facturas que también ha seleccionado Juan. Juan podría preguntarse por qué sólo ha recibido tres facturas para procesar.
  • Si un usuarios con acceso restringido a perfiles de factura , no verán estos perfiles de factura aunque se haya configurado un rol de autorización de usuario al que están asignados para incluirlos, como se describe anteriormente.