Aprobar automáticamente las facturas con el estado Terminado
Las facturas con estado Terminado en Interpret se pueden aprobar y enviar a Transfer de manera automática. Esto se logra de dos maneras:
- Especifique manualmente la aprobación automática para definiciones de factura en Optimize.
- Haga que Verify sugiera automáticamente aprobación automática cuando una serie de facturas que pertenezcan a un único proveedor reciban el estado Terminado en Interpret.
Tenga también en cuenta que si el distintivo DisableAutoApproveCounterWarning está habilitado en la sección [Options] de eiglobal.ini, el contador no será preciso y, en consecuencia, esta funcionalidad podría no funcionar adecuadamente.
Especificar manualmente en Optimize que las facturas con estado Terminado se aprueben y envíen automáticamente a Transfer
Para establecer manualmente la aprobación automática de las facturas con estado Terminado:
- Abra la definición de factura en Optimize y haga clic en Parámetros.
- Haga clic en Factura en el panel de navegación, seleccione Aprobar automáticamente las facturas que tienen el estado Terminado y haga clic en Aceptar.
Especifica cuántas facturas consecutivas deben recibir el estado Terminado para que se sugiera la aprobación automática en Verify
Utilice el siguiente procedimiento para lograr que Verify sugiera automáticamente la aprobación automática de factura. Esto se aplica a todas las definiciones de factura que pertenecen al perfil de factura para el que se ha especificado:
- En Manager, cree un nuevo perfil de factura o abra uno existente para el que quiera que Verify sugiera cuándo es adecuada la aprobación automática.
- En el panel de navegación del cuadro de diálogo, haga clic en Factura y especifique el número adecuado para X en Aprobar automáticamente cuando X facturas seguidas reciban el estado de Terminado. Tenga en cuenta que este número tiene que ser lo suficientemente alto como para tener la seguridad de que las facturas se están procesando correctamente.
- Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic con el botón secundario en el perfil de factura y seleccione Cerrar.
Cuando se alcanza el número de facturas seguidas especificadas en el paso dos con estado de Terminado en Interpret, el operador de Verify recibe tres opciones para determinar si las siguientes facturas de esta definición de factura se aprueban y envían automáticamente a Transfer.
- Sí: las siguientes facturas se aprueban y envían automáticamente a Transfer sin aparecer en Verify. Este cuadro de diálogo no se vuelve a mostrar. Sin embargo, las facturas adicionales de la misma definición de factura que reciben el estado de Terminado en Interpret antes de que el usuario seleccione esta opción todavía aparecerán en Verify.
- No: las siguientes facturas no se aprueban automáticamente. Este cuadro de diálogo no se vuelve a mostrar.
- Cancelar: las siguientes facturas no se aprueban automáticamente. El cuadro de diálogo se vuelve a mostrar si la siguiente factura recibe el estado de Terminado en Interpret. Si la siguiente factura no recibe el estado de Terminado en este caso, se reinicia el contador y el cuadro de diálogo se muestra de nuevo cuando otras X facturas reciben el estado de Terminado.
Cómo saber qué facturas con el estado Terminado se han aprobado automáticamente
Puede ver si se ha habilitado esta opción para una definición de factura de tres maneras:
- En Optimize, Sí estará en la columna Autoaprobado de las estadísticas sobre definiciones de factura.
- En Manager, se muestra Autoaprobado para las facturas en la columna Auto del cuadro de diálogo Facturas. Tenga en cuenta que si en esta columna se muestra Autocompletado para una factura, la definición de factura correspondiente podría utilizarse para este parámetro.
- En Manager, se muestra Autoaprobado para las facturas de la columna Auto del registro de procesos.