¿Qué es una definición de factura?
Kofax ReadSoft Invoices utiliza definiciones de factura para localizar e interpretar los campos en sus facturas. Esto es distinto de una definición de factura XML.
Una definición de factura es como una plantilla de un tipo de factura de un proveedor. Contiene posiciones de campo y otra información que Kofax ReadSoft Invoices puede utilizar para la correlación de una factura con su proveedor.
Cada perfil de factura puede tener asociadas cualquier cantidad de definiciones de factura.
Cómo se crean las definiciones de factura
El módulo Interpret crea una definición de factura cuando:
- una factura de un proveedor nuevo entra en el sistema.
- Un nuevo tipo de factura de un proveedor existente entra en el sistema (esto es tiene un diseño o distribución distinto).
Esto se llama aprendizaje de la factura. Para aprender una factura, Interpret compara la factura con el perfil de factura e intenta correlacionar los campos de la factura con los perfiles de campo.
El módulo Interpret no crea una definición de factura cuando:
- una factura del mismo tipo de un proveedor existente entra en el sistema.
En este caso, se utiliza una definición de factura existente.
Por lo general una definición de factura por proveedor
Por lo general sólo hace falta una definición de factura por cada proveedor. Excepción: Un proveedor puede tener variantes.
Si ambos parámetros del cuadro de diálogo Política de datos principales están seleccionados, los usuarios de Kofax ReadSoft Invoices no pueden crear nuevos nombres de proveedores. Pero puede crear una variante. Todas las facturas conectadas a dicha definición de factura o cualquiera de sus variantes se correlacionan con la misma información de proveedor.
Por lo general un proveedor por cada definición de factura
Normalmente sólo hay un proveedor asociado a cada definición de factura. Excepción: Varios proveedores pueden compartir una definición de factura si el proveedor tiene distintas direcciones (ubicaciones) pero utiliza el mismo diseño/formato en todas las facturas. La única diferencia entre facturas de distintos proveedores es la ubicación del proveedor. Si se encuentra la ubicación, Kofax ReadSoft Invoices encuentra el proveedor correcto.
Cómo se utilizan las definiciones de factura
Cuando Interpret procesa una factura, intenta identificar la factura como una correspondencia con una de las definiciones de factura existentes. Si la factura coincide con una definición de factura, Interpret realiza la interpretación según dicha definición de factura.