Approuver automatiquement les documents avec l'état Complet
Les documents qui reçoivent le statut Complet dans Interpret peuvent être approuvées et envoyées automatiquement vers Transfer. Ceci peut s'effectuer de deux façons :
- Spécifiez manuellement l'approbation automatique pour la définition des documents dans Optimize.
- Faites en sorte que Verify propose automatiquement l'approbation automatique lorsqu'un nombre spécifié de documents appartenant à un seul expéditeur reçoit l'état Complet dans Interpret.
Notez également que si l'indicateur DisableAutoApproveCounterWarning est activé dans la section [Options] de eiglobal.ini, le compteur ne sera pas précis et, par conséquent, cette fonctionnalité peut ne pas fonctionner correctement.
Spécifier manuellement dans Optimize que les documents avec l'état Complet sont automatiquement approuvés et envoyés à Transfer
Procédez comme suit pour régler manuellement l'approbation automatique des documents qui reçoivent l'état Complet :
- Ouvrez la définition de document dans Optimize et cliquez sur Paramètres.
- Cliquez sur Facture dans le volet de navigation, sélectionnez Approuver automatiquement les documents avec l'état Complet, puis cliquez sur OK.
Spécifier le nombre de documents consécutifs qui doivent recevoir l'état Complet avant que l'approbation automatique soit suggérée dans Verify
Utilisez la procédure suivante pour que Verify propose automatiquement si l'approbation automatique du document peut être appropriée. Cela s'applique ensuite à toutes les définitions de document qui appartiennent au profil de document qui a été spécifié :
- Dans Manager, créez un nouveau profil de document ou ouvrez un profil existant pour lequel vous souhaitez que Verify propose automatiquement des suggestions quand l'approbation automatique est appropriée.
- Dans le volet de navigation de la boîte de dialogue, cliquez sur Document et spécifiez un nombre approprié pour X sous Approuver automatiquement lorsque X documents consécutifs reçoivent l'état Complet. Notez que ce nombre doit être suffisamment élevé pour être certain que documents seront traités correctement.
- Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue, puis faites un clic droit sur le profil de document et sélectionnez Fermer.
Lorsque le nombre de documents consécutifs spécifiés à l'étape deux reçoivent l'état Complet dans Interpret, l'utilisateur de Verify est invité avec trois options à déterminer si les documents suivants de cette définition de document seront automatiquement approuvés et envoyés à Transfer.
- Oui : les documents suivants seront approuvés automatiquement et envoyés à Transfer sans apparaître dans Verify. Cette boîte de dialogue ne sera plus affichée. Toutefois, les documents supplémentaires pour la même définition de document qui reçoivent l'état Complet dans Interpret, avant que l'utilisateur sélectionne cette option, s'afficheront toujours dans Verify.
- Non : les documents suivants ne seront pas approuvés automatiquement. Cette boîte de dialogue ne sera plus affichée.
- Annuler : les documents suivants ne seront pas approuvés automatiquement. La boîte de dialogue s'affiche à nouveau si le document suivant reçoit l'état Complet dans Interpret. Si le document suivant ne reçoit pas l'état Complet dans ce cas, le compteur est remis à zéro et la boîte de dialogue s'affiche à nouveau lorsqu'un nombre X de documents supplémentaires reçoit l'état Complet.
Comment savoir quels documents avec l'état Complet ont été approuvés automatiquement
Il existe trois façons de voir si l'approbation a été activée automatiquement pour une définition de document :
- Dans Optimize, Oui se trouve dans la colonne Approuver automatiquement des statistiques concernant les définitions de document.
- Dans Manager, Approuvé automatiquement est affiché pour les document situés dans la colonne Automatique de la boîte de dialogue Documents. Notez que si cette colonne affiche Terminé automatiquement pour un document, ce paramètre peut être utilisé pour la définition de document correspondante.
- Dans Manager, Approuvé automatiquement est affiché pour les documents dans la colonne Automatique du journal de traitement.