Préenregistrer une facture
Vous pouvez préenregistrer temporairement les documents dans le module Verify lorsque vous devez obtenir des informations sur le document pour pouvoir l'approuver.
Pour préenregistrer un document, cliquez sur lors de la vérification d'un document.
Ces documents reçoivent l'état Préenregistré et sont automatiquement placés dans le dossier Préenregistré dans la boîte de réception. Notez qu'un dossier Préenregistré doit être inclus dans la configuration de la boîte de réception, et que le statut Préenregistré doit être sélectionné pour que les utilisateurs soient en mesure de visualiser les factures à cet emplacement.
Afficher les documents préenregistrés dans la boîte de réception
Pour afficher les documents ayant l'état Préenregistré dans un dossier donné dans la boîte de réception des utilisateurs, procédez comme suit :
- Afin de créer ou modifier la boîte de réception, dans la boîte de dialogue Configuration de la boîte de réception, cliquez sur Modifier les dossiers.
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Dans la boîte de dialogue Éditer le dossier Boîte de réception, cliquez sur
pour créer le nœud racine Préenregistré dans la hiérarchie de sélection.
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Selon la solution la mieux adaptée à votre situation, vous pouvez cliquer une fois sur
pour créer un nœud enfant pour toutes les factures préenregistrées, ou vous pouvez utiliser cette fonctionnalité plusieurs fois pour créer un nœud enfant pour chaque profil de document, par exemple.
- Cliquez sur le nœud enfant pour le sélectionner, puis cliquez sur Appliquer le critère de sélection à ce dossier/groupe à droite de l'écran pour afficher les critères qui peuvent être spécifiés pour le dossier. L'étape précédente et toutes les étapes suivantes devront être réalisées pour chaque nœud enfant créé.
- Sur l'onglet Profils de documents, cliquez sur un ou plusieurs profils de documents dont vous voulez placer les documents préenregistrés dans le nœud enfant.
- Dans l'onglet États, cliquez sur Préenregistré, puis supprimez la sélection des autres états, le cas échéant.
- Facultatif : Vous pouvez définir des critères supplémentaires si vous voulez appliquer ces nœuds enfants aux documents préenregistrés de destinataires, à des files d'attente ou des variables définies par l'utilisateur particulières. Cependant, notez que tous les critères définis doivent être respectés pour que les documents soient placés dans le dossier de boîte de réception correspondant.
- Cliquez sur OK.
- Si vous voulez que ces dossiers ne soient visibles que pour certains utilisateurs, vous pouvez créer des rôles d'autorisation utilisateur prévus à cet effet et les associer aux utilisateurs souhaités. Notez que si un utilisateur que vous sélectionnez n'est pas autorisé à voir un profil de document sélectionné pour le rôle, il ne voit pas les documents préenregistrés du profil de document dans le dossier dans Verify lors du traitement.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Signalez aux utilisateurs que les documents préenregistrés doivent être traités.
Vous pouvez spécifier le nombre de jours pendant lequel les documents restent préenregistrés avant qu'un message ne rappelle à l'utilisateur de les traiter lorsque ce dernier ouvre le module Verify.
Pour définir le nombre de jours des documents préenregistrés, ajoutez ParkedInvoicesExpiryDate à la section [Verify] de eilocal.ini et définissez un nombre supérieur à 0. Cette fonctionnalité est désactivée si cet indicateur est défini sur 0. Par exemple, si vous définissez ParkedInvoicesExpiryDate=3, un message s'affiche pour rappeler aux utilisateurs que des documents sont préenregistrés et qu'ils doivent être traités lorsqu'ils ouvrent le module Verify et qu'il existe des documents préenregistrés depuis au moins trois jours.