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Traitez les factures XML à l'aide de Collector : Présentation

En utilisant Collector avec Kofax ReadSoft Entrance, vous bénéficiez de fonctionnalités améliorées pour interpréter automatiquement les factures XML dans plusieurs formats standard reçus par courrier électronique ou provenant directement d'un dossier de fichiers particulier. Pour ces factures qui ne sont pas conformes à un format standard ou qui en utilisent un, mais pas de façon correcte (ce qui empêche de retrouver les champs automatiquement), vous pouvez utiliser le Mappeur XML dans Optimize afin de mapper rapidement les valeurs XML à capturer avec les champs appropriés de la facture. Vous obtenez ainsi une définition de facture propre au fournisseur qui permet de traiter automatiquement les factures XML suivantes provenant du même fournisseur.

Remarque Collector doit être installé séparément. Les informations concernant les conditions requises par le système, l'installation et la configuration initiale se trouvent dans le fichier ReadSoft Collector Installation and Quick start guide.pdf. Des informations plus détaillées sont disponibles dans l'aide de Collector et dans ce fichier d'aide.

Les factures XML relatives aux fournisseurs existants et dans lesquelles les valeurs XML sont introuvables ou incorrectes, ou dans lesquelles des champs supplémentaires doivent être ajoutés peuvent être enregistrées dans Optimize à partir de Verify pour le mappage des valeurs à l'aide du Mappeur XML.

Spécifier que toutes les factures doivent toujours être affichées dans Verify (c'est-à-dire empêcher certaines factures XML d'être envoyées automatiquement à Optimize)

Les factures XML ne permettant pas d'extraire/identifier le fournisseur sont en principe envoyées directement à Optimize. Par conséquent, ces factures n'apparaissent pas dans Verify. Si vous voulez être en mesure d'afficher ces factures dans Verify, vous pouvez empêcher Collector de les envoyer automatiquement et directement à Optimize.

Comment cela fonctionne t-il

(Voir une illustration du flux de travail).

Collector :

Voir « Configuration de la tâche Interpret pour traiter les factures XML » dans l'aide de Collector pour plus d'informations.

  1. Reçoit les factures XML en tant que pièces jointes par e-mail, ou directement depuis un dossier spécifié. Si vous avez choisi de les recevoir par e-mail, les factures au format XML ou image peuvent être traitées au cours de la même tâche.
  2. Reçoit les factures XML en tant que pièces jointes par e-mail, ou directement depuis un dossier spécifié. Si vous avez choisi de les recevoir par e-mail, les factures au format XML ou image peuvent être traitées au cours de la même tâche.
  3. Crée une nouvelle version de la facture XML que Kofax ReadSoft Entrance peut reconnaître (.sxml est ajouté au nom de fichier avant le .xml final pour différencier cette version du fichier d'origine) et la place dans le dossier spécifié pour les factures identifiées/traitées. Exemple :
    • Nom original du fichier : 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.xml
    • Nom du fichier transformé : 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.sxml.xml
  4. Analyse la structure du document et la fait correspondre à la logique propre au fournisseur sur les modalités d'extraction des données.
  5. Extrait les données du XML sur la base des règles et des activités d'apprentissage.
  6. Valide les données extraites.
  7. L'image affichée dans Verify pour la facture XML dépend de la ou des option(s) sélectionnée(s) dans la description des tâches Collector (voir l'aide de Collector pour plus d'informations) :
    • Collector génère une image PDF de la facture XML sur la base des informations provenant du fichier XML et l'insère dans le même dossier que les fichiers originaux et transformés mentionnés à l'étape 2 ci-dessus. Il s'agit de l'option par défaut pour l'image de facture affichée dans Verify. Le fichier porte le même nom que le fichier XML original, hormis le fait qu'il se termine par .pdf. Exemple :
      • Nom original du fichier : 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.xml
      • Nom du fichier image : 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.pdf
    • Une pièce jointe d'email ou tout autre fichier d'image peut être utilisé à la place.
    • Les fichiers d'image spécifiques incorporés dans le XML peuvent également être utilisés.
    • Il est aussi possible d'inclure dans Verify tous les fichiers incorporés et les pièces jointes d'email comme annexes à l'image de la facture.

Interpret

Lorsque la tâche commence, Kofax ReadSoft Entrance vérifie d'abord la base de données pour vérifier si les définitions de facture XML ont été optimisées. Les factures associées à celles-ci sont d'abord réinterprétées.

Contrairement aux factures numérisées ou aux images importées, il n'y a pas d'interprétation réelle des factures XML. Au lieu de cela, le module Interpret extrait simplement les données des fichiers XML qui sont ensuite prêtes à être vérifiées. (Plus d'informations.)

Verify

Dans Verify, vous vérifiez les factures XML comme des factures normales, en corrigeant les valeurs si nécessaire. Les factures XML ressemblent à des factures numérisées. Toutefois, elles servent uniquement à des fins d'affichage. Aucun rectangle n'est dessiné sur l'image et vous ne pouvez pas dessiner vous-même sur l'image. Autre différence : il est impossible d'ajuster les fournisseurs/acheteurs dans Verify. Si vous avez besoin de les ajuster, vous devez au préalable enregistrer la facture dans Optimize à l'aide de l'option du menu Facture. (Plus d'informations.)

De plus, seuls ces champs dont les valeurs sont présentes dans le code XML d'une facture XML sont affichés dans l'image.

Transfer

  • La Sortie au format XML est recommandée pour le transfert de données à partir des fichiers XML. Les pièces jointes sont incluses et les variables système, mentionnées ci-dessous et qui accompagnent la description de transaction, sont incluses automatiquement à ce niveau.
  • Si une description de transaction est utilisée pour envoyer des données vers le système cible, les pièces jointes ne sont pas incluses. Ces variables du système importantes peuvent être incluses :
    • #DocRef, #ImageRef, et #CertRef
    • #Imagefile, #Imagefile2, et #Pages

Les fichiers de référence sont déplacés comme spécifié dans la tâche Transfer.

Optimize

Il est possible d'optimiser les définitions de facture à l'aide du Mappeur XML. La tâche Collector peut être configurée pour enregistrer automatiquement les factures qui ne peuvent pas être identifiées dans Optimize. (Plus d'informations.)