Quelles sont les définitions de factures qui doivent être optimisées ?
En règles générale : Optimize les documents de factures associées aux expéditeurs importants.
Les expéditeurs « importants » dans votre système dépendent de plusieurs facteurs. Voici une méthode pour sélectionner les définitions de documents à optimiser :
- Dans la boîte de dialogue Définitions de documents, tirez les définitions de documents en fonction de la colonne Temps total.
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Sélectionnez les définitions de documents qui représentent un grand nombre de documents traités pour votre entreprise. Par exemple, sélectionnez chaque définition de document qui a été utilisée au moins 75 fois.
Conseil Les expéditeurs établis le plus récemment peuvent avoir envoyé, par exemple, 25 documents en deux mois. Par conséquent, affinez votre liste pour inclure les expéditeurs qui ont en moyenne 10 documents par mois.
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« Important » fait référence au temps total que les opérateurs Verify passent sur ces documents. Par conséquent, désélectionnez les expéditeurs qui ne sont pas aussi importants en fonction de ce critère.
Vous pouvez également sélectionner les expéditeurs sur lesquels les opérateurs Verify passent le plus de temps. ReadSoft Reporter peuvent être utilisées pour collecter ces statistiques si elles ne sont pas déjà connues.
- Désélectionnez les expéditeurs qui ne sont plus actifs.
Incluez les expéditeurs qui représentent au moins 75 % de tous les documents entrants, ou les expéditeurs qui prennent le plus de temps dans le processus Verify.
Faits importants
- Un grands nombre de définitions de documents optimisées peuvent affecter plus l'efficacité de Kofax ReadSoft Entrance que si les définitions de documents n'avaient pas du tout été optimisées.
- Les petites améliorations apportées aux définitions de documents fréquemment utilisées peuvent accélérer la vérifications.
- Il convient de prendre l'habitude de modifier uniquement les paramètres de définition de document les plus évidents, car :
- Les actions des opérateurs Verify peuvent mettre à jour et remplacer automatiquement les paramètres de définition de document que vous avez définis manuellement dans Optimize.
- L'ajustement manuel extrême des définitions de documents peut fournir de bonnes performances pour les conditions actuelles (modèle de scanner/condition/paramètres, condition de base de données, version deKofax ReadSoft Entrance, etc.), mais il n'est pas certain que les performances resteront constantes lorsque l'une de ces conditions changent.
L'objectif est d'atteindre les améliorations d'interprétation maximales avec le minimum de travail de la part d'Optimize.
Recommandé : Créez un plan de maintenance qui supprime automatiquement les définitions de document indésirables à des intervalles réguliers.