Qu'est-ce qu'une définition de document ?
Kofax ReadSoft Entrance utilise les définitions de document pour localiser et interpréter les champs de vos factures. Ceci est différent d'une définition de document XML.
Une définition de document est un modèle de document provenant d'un fournisseur. Il contient des positions de champ et d'autres informations que Kofax ReadSoft Entrance peut utiliser pour faire correspondre un document et son fournisseur.
Chaque profil de document peut être associé à n'importe quelle définition de document.
Création des définitions de document
Le module Interpret crée une définition de document lorsque :
- le document d'un nouvel expéditeur entre dans le système.
- un nouveau type de document provenant d'un expéditeur existant entre dans le système (c'est-à-dire avec un design différent, une mise en page différente).
C'est ce qu'on appelle l'apprentissage de document. Pour apprendre un document, Interpret compare ce document avec le profil de document et essaie de faire correspondre les champs du document avec ceux du profils.
Le module Interpret ne crée pas un définition de facture lorsque :
- un document du même type provenant d'un expéditeur existant entre dans le système.
Dans ce cas, une définition de document existante est utilisée.
Normalement, une définition de facture par fournisseur
Habituellement, une seule définition de document est nécessaire pour chaque expéditeur. Exception : Un expéditeur peut néanmoins disposer de variantes.
Si les deux paramètres de la boîte de dialogue Stratégie de données maître sont sélectionnés, les nouveaux noms d'expéditeur ne peuvent pas être créés par les utilisateurs Kofax ReadSoft Entrance. Mais vous pouvez créer une variante. Tous les documents associés à cette définition de document, et toutes leurs variantes, sont mappés aux mêmes informations d'expéditeur.
Normalement, un fournisseur par définition de facture
En règle générale, un seul expéditeur est associé à chaque définition de document. Exception : Plusieurs expéditeurs peuvent partager une définition de document si l'expéditeur dispose de différentes adresses (emplacements), mais utilise le même design, la même mise en page dans chaque document. La seule différence entre les documents des différents expéditeurs est l'adresse du fournisseur. Si l'emplacement est trouvé, Kofax ReadSoft Entrance trouve le bon expéditeur.
Utilisation des définitions de facture
Lorsque Interpret traite un document, il essaie d'identifier si le document correspond à l'une des définitions de document existantes. Si le document correspond à une définition de document, Interpret l'interprète en fonction de cette définition de document.