Kofax ReadSoft Entrance tente d'abord de faire correspondre chaque document entrant avec une définition de document existante. Pour ce faire, des méthodes heuristiques sont utilisées pour réduire le nombre de définitions de document à vérifier. Les résultats sont alors consignés dans le journal de processus (le cas échéant) :

• Si aucune définition appropriée n'est trouvée, Kofax ReadSoft Entrance ne continue pas de rechercher des identificateurs, et le document est considéré non identifié.
• Si des identificateurs reconnaissables sont trouvés dans une seule définition, elle est connectée au document.
• Si plusieurs définitions sont trouvées et que des identificateurs non ambigus ne peuvent pas être mis en correspondance pour une seule définition, le document ne peut pas être connecté à une définition et il est considéré non identifié (les définitions correspondantes sont listées dans le journal de traitement avec une indication du fonctionnement des méthodes heuristiques). Ceci inclut les situations où ET est utilisé dans les paramètres d'identification (ce qui signifie que plusieurs identificateurs sont nécessaires pour qu'une définition soit mise en correspondance).

Si un document ne peut pas être connecté à une définition de de document, Interpret continue de rechercher dans le document des informations d'expéditeur connectées aux données de référence si :

• Utiliser les données de l'expéditeur importées... est sélectionné dans la boîte de dialogue Stratégie de données maître et
• la base de données Kofax ReadSoft Entrance contient un registre des expéditeurs avec des champs d'expéditeur qui se trouvent dans le document.

Kofax ReadSoft Entrance utilise tout le texte dans le document et le compare aux champs suivants dans le registre des expéditeurs pour rechercher une correspondance. Les champs sont recherchés dans cet ordre précis :

• Numéro d'enregistrement de TVA (indiqué dans la boîte de dialogue Expéditeur)
• Taxe numéro 1 (indiquée dans la boîte de dialogue Expéditeurs)
• Taxe numéro 2 (indiquée dans la boîte de dialogue Expéditeurs)
• Numéro de compte bancaire (indiqué dans la boite de dialogue Afficher un expéditeur)
• IBAN (indiqué dans la boite de dialogue Afficher un expéditeur)
• Numéro de téléphone (indiqué dans la boite de dialogue Afficher un expéditeur)
• Numéro de télécopie (indiqué dans la boite de dialogue Afficher un expéditeur)

Si une correspondance exacte est trouvée dans ces champs, l'expéditeur est considéré identifié, et le programme arrête la recherche.

Si le programme ne trouve aucune correspondance exacte en utilisant ces champs, il continue d'examiner les champs Nom et Adresse. Si une correspondance est trouvée pour un seul candidat, le fournisseur est considéré identifié. Cependant, si une correspondance exacte est trouvée en utilisant des informations supplémentaires, l'expéditeur ne peut pas être identifié.

Si la recherche trouve plusieurs candidats, elle ne se poursuit que si ces candidats sont considérés comme appartenant à la même société. Le système réduit ensuite l'ensemble des candidats en croisant successivement les correspondances trouvées pour les champs Nom, Adresse (champ combiné), Rue, Ville, Code postal et Code bancaire. Lorsque la recherche trouve plusieurs candidats qui portent le même nom, l'un d'eux est sélectionné en tant que correspondance, mais toutes les correspondances sont affichées dans le module Verify pour permettre à l'opérateur d'effectuer un choix.

Lorsque le l'expéditeur est identifié :

• le document est automatiquement connecté à la définition de document. Si aucune définition n'est trouvée dans le système pour l'expéditeur, une définition est créée dans Verify.
• Si le tri de facture est utilisé, le code de pays de l'expéditeur est utilisé pour connecter le document au profil de pays correct.

Les champs utilisés pour identifier les expéditeurs des documents peuvent être définis dans les sections [OcrSupplierIdentification] et [OcrSupplierBankIdentification] de eiglobal.ini. Toutefois, vous ne pouvez pas spécifier l'ordre. Pour plus d'informations sur ces paramètres, consultez l'aide du fichier INI.

Comment éviter d'identifier les destinataires comme expéditeurs

Dans certains cas, les destinataires peuvent être confondus avec des expéditeurs sur des documents pendant l'identification (lorsqu'une filiale de la même entreprise envoie une facture à une autre filiale, par exemple). Avant qu'un champ d'un expéditeur soit comparé aux données OCR dans un document, il est comparé aux donnéesde destinataire. Si une correspondance est trouvée, le champ n'est pas utilisé pour identifier le document, car il peut résulter de la présence de données de destinataire dans le document.

Pour prévenir cette situation :

• Incluez les informations de destinataire dans le registre des destinataires (les informations correspondantes qui se trouvent dansle registre des expéditeurs ne sont pas automatiquement incluses dans la recherche des expéditeurs).
• Incluez dans le registre des destinataires et le registre des expéditeurs des informations (numéros d'enregistrement de TVA ou numéros de compte, par exemple) qui permettent à Kofax ReadSoft Entrance d'établir la connexion entre les destinataires et les expéditeurs qui sont très similaires les uns par rapport aux autres. Lorsque des informations correspondantes sont trouvées dans les deux emplacements, les destinataires correspondants ne sont pas pris en compte comme expéditeurs.

Consultez la section [OcrBuyerSuppression] et l'indicateur CheckIfSupplierIsBuyer dans la section [OcrSupplierIdentification] dans l'aide du fichier INI pour plus d'informations.

Les informations du registre des expéditeurs ne sont pas utilisées pour identifier les expéditeurs pour les factures XML. Les factures XML sont identifiées à l'aide de l'ID fournisseur. S'il est introuvable, le programme recherche l'expéditeur en utilisant le nom, le numéro et la description de l'expéditeur.

Outre les champs utilisés, leur ordre d'utilisation peut être défini dans la section [SupplierIdentification] du fichier eiglobal.ini. Les informations d'acheteur peuvent être également utilisées pour l'identification en utilisant la section [BuyerIdentification] du fichier eiglobal.ini. Pour plus d'informations sur ces paramètres, consultez l'aide du fichier INI.