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Conseils de recherche

La recherche répertorie les rubriques contenant les termes saisis. Si vous saisissez plusieurs termes, l'opérateur OU s'applique, ce qui répertorie les rubriques où au moins l'un des termes est présent.

La recherche utilise également un moteur flou pour répertorier les mots tronqués (tels que installation et installations). Les résultats s'affichent par ordre de pertinence, basé sur le nombre de termes recherchés présents par rubrique. Les résultats exacts sont mis en surbrillance.

Pour affiner la recherche, vous pouvez utiliser les opérateurs suivants :

Saisissez + devant les mots à inclure dans la recherche ou - devant les mots à exclure. (Exemple : utilisateur +raccourci -groupe répertorie raccourci et raccourci utilisateur, mais pas groupe ni groupe d'utilisateur.)
Utilisez * comme caractère générique pour les caractères manquants. Ce caractère générique peut être utilisé n'importe où dans un terme à rechercher. (Exemple : inst* répertorie installation et instructions.)
Saisissez title: au début de la phrase à rechercher pour ne répertorier que les titres de rubrique. (Exemple : title:configuration répertorie la rubrique intitulée "Modification de la configuration logicielle".)
Pour la recherche de plusieurs termes, vous pouvez définir la priorité des termes à rechercher. Ajoutez le caractère ^ à la fin du terme et un nombre positif indiquant son rang. Un nombre élevé signifie une plus grande priorité. (Exemple : groupe de raccourcis^10 accorde une priorité 10 fois supérieure à raccourcis par rapport à celle de groupe.)
Pour utiliser la recherche floue pour répertorier les termes mal orthographiés, ajoutez le caractère ~ à la fin du terme et un nombre positif indiquant le nombre de corrections à faire. (Exemple : port~1 répertorie fort, post ou porte, et toutes les autres instances où la correction d'un caractère produit un résultat.)

Notez qu'il est impossible d'utiliser les opérateurs comme termes à rechercher : + - * : ~ ^ ' "

Amélioration de l'identification des destinataires

Vous pouvez améliorer l'identification des destinataires (et donc l'interprétation des documents) de deux manières :

En ajoutant des champs pour identifier le destinataire
En créant des variantes de destinataires dans les données de référence

En ajoutant des champs pour identifier le destinataire

Les champs par défaut utilisés pour identifier un destinataire sont Name1, Name2, NameSupplement1, NameSupplement2 et VATRegistrationNumber. Vous pouvez ajouter d'autres champs à cette liste pour utiliser le paramètre BuyerExtraIdentifierFields dans Eiglobal.ini (voir l'aide du fichier INI pour plus d'informations). Vous devez utiliser ce paramètre lorsque vous savez que le ou les champs que vous ajoutez identifient de manière unique un destinataire.

Conseil Soyez vigilant si vous utilisez des champs comportant des valeurs numériques. Même si elles peuvent identifier des destinataires, ces valeurs peuvent également se trouver dans d'autres champs dans les documents d'autres destinataires. Par exemple, la valeur POBox peut être unique pour chaque destinataire, mais ces valeurs peuvent également se trouver dans des champs de montant. Un destinataire peut avoir le champ PO Box « 20 », mais « 20 » peut également figurer comme montants ou quantités dans d'autres documents. Dans ce cas, la valeur de POBox ne peut pas être considérée comme unique pour les documents de différents destinataires.

Remarque Lorsque Kofax ReadSoft Entrance trouve plusieurs correspondances en fonction des champs name ci-dessus, il utilise les champs PObox, Street, StreetSupplement, PostalCode et City pour déterminer le destinataire. Vous pouvez également utiliser n'importe lequel de ces champs dans BuyerExtraIdentifierFields lorsqu'ils identifient de manière unique un destinataire.

En créant des variantes de destinataires dans les données de référence

Vous pouvez améliorer l'identification des destinataires en créant des variantes de l'entrée destinataire dans les données de référence. Comme le nom du destinataire n'est pas toujours imprimé et/ou orthographié de la même manière sur chaque document, les entrées dans les données de référence pour couvrir ces variantes permettent à Kofax ReadSoft Entrance d'identifier le destinataire.

Supposons le destinataire Häckel und Weiss GmbH. L'entrée dans les données de référence peuvent être « Häckel und Weiss GmbH ». Cependant, les destinataires peuvent écrire ce nom différemment, par exemple « Häckel und Weiss », « Haeckel und Weiss GmbH », entre autres. Le nom peut également apparaître comme un nom d'entité utilisé en interne, tel que « Société 1234 ». Si vous ajoutez des variantes aux données de référence, le destinataire est identifié plus aisément lors du traitement des documents qui contiennent ces différents noms.