Tri des documents : Présentation
Kofax ReadSoft Entrance peut trier automatiquement les documents en fonction du destinataire, de l'expéditeur, du pays et du type de document. Le tri réduit les tâches manuelles de numérisation de l'opérateur et automatise le routage des documents. Lorsque le destinataire et le type de document sont identifiés, Kofax ReadSoft Entrance connaît le profil de document à utiliser pour traiter le document.
- Identification des destinataires (entité légale) – Kofax ReadSoft Entrance peut rechercher et identifier automatiquement les destinataires sur chaque document, après que vous avez créé un registre des destinataires en important les données de référence.
- Identification des expéditeurs – Kofax ReadSoft Entrance peut utiliser les numéros de compte bancaire sur un document pour identifier le destinataire dans le registrer des fournisseurs qui est créé en important les données de référence.
- Tri des pays – Kofax ReadSoft Entrance Peut reconnaître automatiquement le pays d'origine d'un document en identifiant le l'expéditeur. En utilisant ces informations, vous pouvez créer des dossiers de boîte de réception qui organisent les documents par pays. Les documents peuvent être également acheminés et vérifiés en fonction du pays d'origine.
- Classification des factures – Kofax ReadSoft Entrance peut différencier et trier les factures de frais généraux documents (GE), bons de commande documents (PO) et les avoirs.
Identification des destinataires
Le destinataire est identifié en faisant correspondre le texte sur le document avec les informations dans le registre des destinataires.
Chaque destinataire a un ID de groupe d'entreprise, et cela affecte le reste du processus.
Scénario
Dans une installation Kofax ReadSoft Entrance type, vous disposez d'un profil de document pour chaque pays et type de document. En règle générale, vous disposez d'un destinataire différent pour chaque pays. Vous utilisez les registres de destinataires et d'expéditeurs pour l'identification, et vous configurez la boîte de réception pour trier les documents par destinataire, pays et type de document.
Identification de facture
Si Kofax ReadSoft Entrance ne peut pas trouver une définition de document, il tente d'identifier l'expéditeur.
Si Kofax ReadSoft Entrance reconnaît un document en utilisant des identificateurs, le document est identifié, interprété avec le profil de document correct et envoyé à la boîte de réception Verify.
Identification des destinataires
Kofax ReadSoft Entrance identifie l'expéditeur en faisant correspondre les champs de document avec les informations dans le registre des fournisseurs. Cela permet d'affiner la sélection des profils de document à utiliser.
Seuls les expéditeurs ayant un ID de groupe d'entreprise qui correspond à celui associé au destinataire identifié sont pris en compte.
Tri des pays
Kofax ReadSoft Entrance utilise les informations du destinataire et de l'expéditeur pour déterminer le pays d'origine du document. Cela permet d'affiner la sélection des profils de document possibles à utiliser.
Classification des documents
S'il reste plusieurs profils de document pour la sélection, Kofax ReadSoft Entrance recherche d'autres champs de clé pour déterminer le type de document et interprète le document avec le profil de document correct.
Une nouvelle définition de document est créée, et le document est envoyé à la boîte de réception Verify.
