Les images peuvent entrer dans le système Kofax ReadSoft Entrance de plusieurs façons :

1. Lorsque vous numérisez des factures, des fichiers d'image (au format TIFF) sont créés et enregistrés dans un dossier d'image dédié. (Comment Kofax ReadSoft Entrance nomme les fichiers d'images.) La qualité d'image et la taille du fichier dépendent, entre autres, de la description du scanner sélectionnée dans la description de la tâche de numérisation. (Plus d'informations.)
2. Les fichiers d'image peuvent également être importés dans le système. Différents formats sont pris en charge. Les fichiers multi-images sont également pris en charge.

Indépendamment de la façon dont une image de document entre dans le système, son nom de fichier est enregistré avec les données du documents dans la base de données Kofax ReadSoft Entrance.

• Lorsque le paramètre Source est Interne, Interpret ne déplace pas les fichiers d'image.
• Lorsque le paramètre Source est défini sur Importer des fichiers image de document, Interpret déplace les fichiers d'image vers un nouvel emplacement, en fonction du résultat de l'interprétation. Sauf indication contraire, ils sont déplacés dans les sous-dossiers du dossier source, à savoir \ident ou \error.

Les fichiers d'image ne sont ni déplacés, ni supprimés lors de la vérification, même si un opérateur Verify supprime un document. Cela signifie qu'un document supprimé par erreur peut être récupéré.

La tâche Transfer est le plus souvent configurée pour déplacer des images de documents depuis des dossiers Kofax ReadSoft Entrance vers un emplacement où ils peuvent être stockés (archivés).

Dans le cas contraire, un administrateur doit supprimer ou déplacer manuellement les images.

Les noms des fichiers sont transférés avec le reste des données de documents si vous insérez la variable système appropriée (par exemple #Pages) dans la description de transaction.

Les images peuvent également être converties dans un format différent pendant le transfert. Utilisez les paramètres d'image dans la description de la tâche Transfer pour l'indiquer. Une autre option dans les paramètres Image est Transférer une document multi-page sous la forme de plusieurs TIFF.

Tout au long du processus, les images des annexes de documents sont conservées avec les images de documentcorrespondantes.

Un autre type d'image de document est utilisé dans le système : un document d'apprentissage.

• Limitez l'accès aux dossiers d'image. (Voir l'avertissement ci-dessus.)
• Kofax ReadSoft Entrance lui-même ne supprime jamais les fichiers d'image ; il les déplace uniquement vers des dossiers particuliers, comme indiqué ci-dessus. C'est la raison pour laquelle chaque entreprise a besoin de mettre en place des routines permettant de déplacer les images de document et éventuellement de les envoyer dans un système d'archivage.
• Vérifiez régulièrement le dossier et les sous-dossiers (notamment le sous-dossier \error, si vous importez des images) qui contiennent des images de document. Les images peuvent se corrompre ou présenter d'autres problèmes.

Examinez chaque fichier d'image dans le dossier, en vérifiant la date par exemple. Les images qui sont plus anciennes qu'elles ne devraient l'être, compte tenu des routines de votre entreprise pour déplacer ou supprimer ces fichiers (voir ci-dessus), présentent vraisemblablement un problème.

Si les propriétés d'un fichier d'image sont en lecture seule, modifiez-les manuellement. Dès que c'est résolu, ces fichiers d'image peuvent être déplacés vers le dossier d'importation.

Si un fichier d'image est corrompu, trouvez le document original et numérisez-le à nouveau.

• Veillez à ce que les fichiers d'image soient régulièrement sauvegardés.
• Sécurisez suffisamment d'espace disque pour accueillir les fichiers d'image utilisés par votre système.