• Définitions de documents : l'objectif est de disposer de définitions correctes. Une définition de document incorrecte présente généralement des problèmes de qualité d'image et/ou elle ne représente pas correctement la majorité des documents de l'expéditeur. Ces définitions de documents doivent être supprimées régulièrement.
  Remarque Si le système contient des documents correspondant aux définitions de documents, ces définitions de documents ne sont pas supprimées, même si elles répondent aux critères que vous définissez, à moins qu'elles soient endommagées.
• données temporaires
• noms de expéditeur non utilisés
• factures d'apprentissage non utilisées
• fichier modèle de bordereau de lot
• données d'activité de l'utilisateur plus anciennes qu'un nombre de jours spécifié
• factures préenregistrées, antérieures au nombre de jours spécifié

Avertissement

Utilisez Supprimer les définitions de documents sans connexion expéditeur aprèsuniquement si votre système utilise des données d'expéditeur importées. N'utilisez pas ce paramètre si le système n'utilise pas de données de référence.

• Sélectionnez le format du fichier à importer dans la zone Format d'importation.
• Utilisez le bouton Parcourir (…) pour rechercher le fichier à importer. Il doit s'agir d'un fichier qui a été exporté à partir de votre système financier. Vous pouvez importer deux fichiers, ou plus, s'ils sont au même format. Si les fichiers ont des formats différents, vous devez les importer séparément.
• Supprimer les données maître avant l'importation : garantit que les données de référence Kofax ReadSoft Entrance correspondent aux données de référence de votre système financier. Les expéditeurs dans les données de référence Kofax ReadSoft Entrance sont supprimés.

Avertissement

Lorsque vous utilisez Supprimer les données maître avant l'importation, les expéditeurs qui n'existent pas dans les données importées sont supprimés des données de référence Kofax ReadSoft Entrance. Si Kofax ReadSoft Entrance contient des définitions de documents associées aux expéditeurs supprimés, le lien est rompu, et ces définitions perdent les informations de fournisseur*. Même si vous réimportez plus tard les mêmes données d'expéditeur, le lien n'est pas restauré, parce que tous les expéditeurs nouvellement importés sont affectés de nouveaux ID d'expéditeur qui ne correspondront pas à ceux dans les définitions de documents. (Les définitions de document sont liées à des expéditeurs via l'ID interne de chaque fournisseur et non pas par le nom du fournisseur.)

* Un utilisateur Optimize ou Verify peut définir des expéditeurs pour des définitions de documents. Un utilisateur Optimize peut également mettre à jour des définitions de documents en utilisant les données d'expéditeur importées. Si aucune de ces actions n'est réalisée, les définitions sont finalement éliminées par les plans de maintenance qui suppriment les définitions inutilisées (voir l'étape 6 ci-dessus).

Utilisez Supprimer les données maître avant l'importation pour supprimer les expéditeurs qui ne figurent plus dans le système financiers. Lorsque l'option n'est pas sélectionnée, les expéditeurs sont mis à jour et les nouveaux sont ajoutés, mais les expéditeurs supprimés du système financier ne sont pas supprimés des données de référence Kofax ReadSoft Entrance.

Après avoir créé un plan de maintenance, vous pouvez cliquer sur Démarrer dans la boîte de dialogue Maintenance pour exécuter votre plan.