Autoriser l'archivage des documents lors de leur numérisation
Cette fonctionnalité est fournie en liaison avec le composant ScanInfo.
Les opérateurs Scan peuvent avoir la possibilité d'archiver les factures lorsqu'elles sont numérisées, en ajoutant trois variables définies par l'utilisateur qui sont transférées au système ERP (principalement utilisé par ReadSoft Invoices Cockpit). Cette fonctionnalité est utilisée pour envoyer l'année fiscale et le numéro de document référencé auquel le document numérisé doit être rattaché dans le système ERP.
Procédez comme suit pour donner aux opérateurs Scan la possibilité d'archiver les documents lors de leur numérisation :
- Dans Manager, cliquez sur Paramètres > Scan Info configuration.
- Cliquez sur Add et sélectionnez Archive only dans la liste.
- Dans la boîte de dialogue Selected scan dialog parts, cliquez sur l'élément Archive only dans la liste, puis sur Edit.
- Choisissez d'archiver tous les documents ou uniquement ceux pour des profils de document particuliers ou des descriptions de tâche précises. Si vous sélectionnez l'une de ces dernières options, vous devez également cliquer sur Select profiles ou sur Select jobs pour sélectionner le profil ou la description de tâche pour lequel vous souhaitez archiver les documents lors de leur numérisation.
- SélectionnezAllow user to disable AutoArchive during scanning si vous souhaitez que l'opérateur Scan puisse activer/désactiver l'archivage. Notez que cela ne s'applique que si des profils ou des tâches spécifiques ont été sélectionnés pour l'archivage.
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Précisez l'action par défaut pour ce qui est affiché dans la section Archive only dans la boîte de dialogue Additional information, en sélectionnant l'une des options suivantes :
- Do not save last selection – la zone est vide lorsque la boîte de dialogue s'ouvre.
- Remember last selection during session – le destinataire le plus récemment sélectionné est le destinataire par défaut, pendant la session Scan actuelle. Toutefois, la prochaine fois que vous lancerez le module Scan, aucun destinataire ne sera sélectionné par défaut.
- Remember last selection beween sessions – le destinataire le plus récemment sélectionné est le destinataire par défaut, même si Scan est redémarré.
- Cliquez sur RemoteScanSender pour configurer le composant.
- Cliquez sur OK pour enregistrer la configuration.
Configuration avancée
Les noms des variables définies par l'utilisateur créées et certaines fonctionnalités supplémentaires peuvent être configurés à l'aide du code suivant dans le fichier ScanInfoConfiguration.xml, situé dans le dossier GlobalPath. Toutefois, soyez prudent lorsque vous faites cela.
...
<ScanInfoPartBase xsi:type="ArchiveOnly">
<ID>b23362163e1f4aea8651a6839722b831</ID>
<RememberSelection>None</RememberSelection>
<FiscalYearUDVName>FiscalYear</FiscalYearUDVName>
<DocumentNoUDVName>SAPDocumentNo</DocumentNoUDVName>
<ArchiveOnlyUDVName>ArchiveOnly</ArchiveOnlyUDVName>
<ArchiveOnlyUDVValue>1</ArchiveOnlyUDVValue>
<AllowedYearsForward>1</AllowedYearsBack>
<AllowedYearsBack>2</AllowedYearsBack>
</ScanInfoPartBase>
...Sélectionner les options d'archivage lors de la numérisation des documents
Lorsque vous démarrez la tâche de numérisation, accédez à la section de la boîte de dialogue Additional information pour la variable définie par l'utilisateur concernée (le nom de l'UDV a été précisé à l'étape 4 ci-dessus) et sélectionnez ou précisez la valeur, en fonction du type de valeur sélectionné.