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Conseils de recherche

La recherche répertorie les rubriques contenant les termes saisis. Si vous saisissez plusieurs termes, l'opérateur OU s'applique, ce qui répertorie les rubriques où au moins l'un des termes est présent.

La recherche utilise également un moteur flou pour répertorier les mots tronqués (tels que installation et installations). Les résultats s'affichent par ordre de pertinence, basé sur le nombre de termes recherchés présents par rubrique. Les résultats exacts sont mis en surbrillance.

Pour affiner la recherche, vous pouvez utiliser les opérateurs suivants :

Saisissez + devant les mots à inclure dans la recherche ou - devant les mots à exclure. (Exemple : utilisateur +raccourci -groupe répertorie raccourci et raccourci utilisateur, mais pas groupe ni groupe d'utilisateur.)
Utilisez * comme caractère générique pour les caractères manquants. Ce caractère générique peut être utilisé n'importe où dans un terme à rechercher. (Exemple : inst* répertorie installation et instructions.)
Saisissez title: au début de la phrase à rechercher pour ne répertorier que les titres de rubrique. (Exemple : title:configuration répertorie la rubrique intitulée "Modification de la configuration logicielle".)
Pour la recherche de plusieurs termes, vous pouvez définir la priorité des termes à rechercher. Ajoutez le caractère ^ à la fin du terme et un nombre positif indiquant son rang. Un nombre élevé signifie une plus grande priorité. (Exemple : groupe de raccourcis^10 accorde une priorité 10 fois supérieure à raccourcis par rapport à celle de groupe.)
Pour utiliser la recherche floue pour répertorier les termes mal orthographiés, ajoutez le caractère ~ à la fin du terme et un nombre positif indiquant le nombre de corrections à faire. (Exemple : port~1 répertorie fort, post ou porte, et toutes les autres instances où la correction d'un caractère produit un résultat.)

Notez qu'il est impossible d'utiliser les opérateurs comme termes à rechercher : + - * : ~ ^ ' "

Glossaire

Cliquez sur les boutons ci-dessous pour accéder rapidement à la lettre du glossaire que vous souhaitez afficher.

A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z

Action

Ce qui se produit pour une règle de facturation particulière (voir ci-dessous la définition de séparation pour la règle de facturation) dont toutes les conditions (voir ci-dessous la définition de séparation pour la condition) sont vraies.

Module complémentaire (extension, plugin)

Explication externe (généralement une DLL) qui ajoute une fonctionnalité Kofax ReadSoft Invoices via l'API. En savoir plus.

Ajuster une facture

Pour ajuster une facture ou un champ dans Kofax ReadSoft Invoices, procédez comme suit.

Changez les informations incorrectes.
Vérifiez que les données ont été interprétées ou entrées manuellement.

Cela fait partie de la vérification des factures.

L'un des résultats de l'ajustement d'une facture ou d'un champ est que Kofax ReadSoft Invoices remplace sont état par Complet.

Les champs et les factures peuvent être ajustés plusieurs fois. Par exemple, dans la description de tâche Verify, vous pouvez choisir d'ajuster même les factures qui ont déjà l'état Complet.

Annexe

Page attachée à une facture, mais qui ne fait pas partie de la facture. Ses données ne sont pas capturées. Les pages des annexes ne sont enregistrées que sous forme d'images que vous pouvez afficher et transférer. Exemples d'annexes : liste d'expédition, liste des frais de téléphone.

Description de transaction d'archivage

Spécifie le format et la structure des donnés que Kofax ReadSoft Invoices doit placer dans un fichier de transfert distinct. Les descriptions de transaction d'archivage sont facultatives dans les tâches Transfer. En savoir plus.

Verso

Face arrière d'une page de facture ou d'une annexe. Par défaut, les versos ne sont pas capturés. En savoir plus.

Couleur d'arrière-plan

Couleur que Kofax ReadSoft Invoices doit ignorer lors de l'interprétation d'un champ. La couleur est supprimée avant l'interprétation.

Pour plus d'informations, voir Utilisation d'un filtre de couleur.

Champ de code-barres

Contient un code-barres à interpréter. Pour plus d'informations, voir Ajout d'un profil de champ de code-barres.

Lot

Pile de factures que vous traitez ensemble pour, par exemple :

Définir un schéma de recherche des factures après l'archivage
Diviser des factures dans des quantités gérables.

Données de lot

Valeurs qui décrivent un lot et chaque facture dans le lot, telles que le numéro du lot et le nombre de factures dans le lot.

Les données de lot sont contenues dans des variables de lot. Ce sont des variables de lot standard. Vous pouvez les modifier ou définir les vôtres dans un fichier de modèle de bordereau de lot.

Bordereau de lot

Impression des données de lot qui apparaît après la numérisation d'un lot. Vous définissez le contenu et la présentation du bordereau du lot en créant un fichier modèle de bordereau de lot.

Fichier modèle de bordereau de lot

Fichier qui détermine la présentation d'un bordereau de lot. Il contient les variables du lot. Vous pouvez l'utiliser pour changer les variables de lot standard ou définir vos propres variables de lot.

Image en noir et blanc

Kofax ReadSoft Invoices interprète toujours les données depuis une image noir et blanc, quel que soit le nombre de couleurs sur la facture d'origine ou la manière dont elles sont affichées.

Noir et blanc n'est pas identique à niveaux de gris qui comprend du noir, du blanc et des tons de gris. Lorsque Kofax ReadSoft Invoices convertit une image couleur ou en niveaux de gris en image monochrome, les couleurs sombres sont remplacées par du noir et les couleurs claires, par du blanc.

Si l'image affichée est en niveaux de gris ou en couleurs, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Affichage de l'image pour voir l'image monochrome que Kofax ReadSoft Invoices interprète. Si des problèmes d'interprétation se produisent, vous pouvez également ajuster les paramètres de conversion des niveaux de gris en noir et blanc.

Logique métier

Kofax ReadSoft Invoices utilise une logique métier pour analyser et interpréter les factures. La logique métier est également utilisée pour la validation des champs, par exemple, au cours du processus de vérification pour s'assurer que les opérateurs Verify saisissent des données valides.

Registre des acheteurs

Le registre des acheteurs contient des informations importées de votre système financier que Kofax ReadSoft Invoices peut utiliser pour router les factures vers l'acheteur ou l'entité légale. Le registre des acheteurs est stocké dans la base de données de Kofax ReadSoft Invoices'.

Capture, capture de champ

L'interprétation est le processus global de recherche des champs définis sur une facture, pour décider du contenu des champs et enregistrer leurs valeurs dans la base de données Kofax ReadSoft Invoices. (Cela s'appelle également la capture de champ.)

L'interprétation fait également référence au processus technique de reconnaissance des caractères, par exemple, en faisant la différence entre la lettre O et le chiffre 0, ou entre la lettre I et le chiffre 1.

Voir aussi Interprétation ci-dessous

Jeu de caractères

Liste de caractères alphabétiques, numériques, etc. que Kofax ReadSoft Invoices choisit pour interpréter les données.

Les jeux de caractères varient en fonction de la langue à interpréter. Par exemple, le jeu de caractères américain comprend les lettres A-Z et les caractères spéciaux courants tels que le signe dollar. Les alphabets européens comprennent des lettres supplémentaires et différents caractères spéciaux.

Chiffre de contrôle, somme de contrôle

Certains types de numéros incluent un chiffre de contrôle basé sur les autres chiffres du numéro. Une routine de vérification (généralement modulo 10) effectuée sur le nombre réduit considérablement le risque d'interprétation incorrecte des chiffres du nombre.

Page de code

Les pages de code Windows sont des groupes de jeux de caractères. Par exemple, la page de codes 1252 (Latin I) comprend l'anglais, le français, l'allemand et plusieurs autres jeux de caractères des langues d'Europe occidentale.

Vous pouvez sélectionner la page de code utilisée pour transférer les données vers un fichier de transfert.

Condition

Critère qui détermine si des actions sont exécutées pour une règle de facture lors de l'utilisation du plug-in InvoiceRules. Si une condition répond aux critères spécifiés, elle renvoie vrai ; sinon, elle renvoie faux.

ID du groupe d'entreprises

Un groupe de sociétés est une affiliation de sociétés juridiquement indépendantes sous la gestion commune d'une société contrôlante. Il s'agit de l'unité d'organisation la plus élevée. Un groupe peut être, par exemple, une entreprise avec plusieurs filiales qui sont définies, d'un point de vue comptable, comme des entreprises individuelles.

Un ID de groupe de sociétés est le numéro d'identification interne d'un groupe de d'acheteurs (par exemple, des filiales). Ce champ de clé dans le registre fournisseur connecte les fournisseurs aux acheteurs concernés.

Arrière-plan supplémentaire : Les ID du groupe d'entreprises ont été introduits dans Kofax ReadSoft Invoices pour répondre à des besoins spécifiques, mais courants : Quand une entreprise est constituée d'un grand nombre de filiales fusionnées ayant leur propre système ERP et leur propre registre des fournisseurs, un même fournisseur peut exister dans plusieurs registres, mais en utilisant un nom et un numéro de fournisseur différents. Les ID du groupe d'entreprises associent les acheteurs et fournisseurs pour pouvoir fusionner plusieurs registres de fournisseurs dans un ensemble de données de référence Kofax ReadSoft Invoices. (Voir l'exemple.)

Profil de pays

Modèles et paramètres qui reflètent les différentes caractéristiques des factures dans une partie spécifique du monde. Permet de spécialiser votre configuration Kofax ReadSoft Invoices pour capturer les données telles qu'elles sont présentées dans votre pays ou votre région. Améliore les taux de capture dramatiquement.

Monnaie

La monnaie est le type de monnaie qui s'applique à une facture. Par exemple, dollar américain, euro et couronne suédoise.

Kofax ReadSoft Invoices utilise l'abréviation de trois lettres de chaque monnaie pour identifier la monnaie. Par exemple : USD, EUR et SEK.

Notation de la monnaie

Caractère ou caractères qui peuvent apparaître dans un champ de montant sur une facture pour indiquer la monnaie. Exemples : $, EUR, SEK. En savoir plus.

Base de données

Contient les profils de factures, les définitions de factures et les autres objets qu'utilise Kofax ReadSoft Invoices, ainsi que les données sur les factures à traiter. En savoir plus.

Compteur de base de données

Utilisé pour enregistrer la valeur d'endosseur du scanner. La dernière valeur d'endosseur de la dernière tâche Scan est enregistrée. Chaque fois que vous commencez une tâche d'analyse, le compteur de base de données continue la numérotation depuis la séquence d'endosseur précédente.

DCL

Un langage de capture de données qui utilise des expressions spéciales et une logique métier pour capturer des champs. Les expressions DCL sont enregistrées dans des fichiers DCL et sont liées aux profils de pays via Eiglobalextra.ini.

Position de la décimale

La position d'un chiffre à droite du symbole décimal.

Désignation (de fournisseur)

Une partie facultative des informations utilisées pour identifier une définition de facture. La description est utilisée pour suivre les variantes.

Utilisé également pour identifier une définition de facture : Fournisseur et numéro de fournisseur.

Mode document

Voir la rubrique « Mode Entrance »

Redresser

Ce défaut est l'inclinaison d'une image numérisée lorsqu'une facture n'est pas alignée correctement lors de son passage dans le scanner. Kofax ReadSoft Invoices peut redresser et identifier les images des factures inclinées de 10 degrés, ce qui correspond aux situations les plus courantes.

DLL

Dynamic Link Library est une fonction de Windows. Les DLL sont utilisées pour personnaliser Kofax ReadSoft Invoices via des événements d'application.

Valeur dynamique

Valeur évaluée au moment de l'exécution en fonction du contexte actuel en relation avec une action configurée pour une règle de facture dans le plug-in InvoiceRules.

Par exemple, une valeur dynamique peut être lue dans un champ de facture où le résultat dépend de la valeur du champ de la facture à traiter.

Endosseur, Imprimeuse

Un endosseur est une imprimante intégrée dans un scanner qui imprime un numéro sur chaque facture qu'il numérise. Si votre scanner dispose d'un endosseur, vous pouvez l'activer et imprimer un numéro sur chaque facture numérisée. Scan peut également enregistrer le numéro dans la base de données avec d'autres données sur la facture.

Mode Entrance

Le mode Entrance est une fonction Kofax ReadSoft Invoices qui permet de remplacer la terminologie de l'interface du programme par des termes plus génériques lorsque vous travaillez avec des documents autres que des factures (comme les commandes client). Cela peut être effectué séparément par chaque utilisateur du système (ce qui implique que des utilisateurs du système peuvent exécuter Kofax ReadSoft Invoices pour les factures, alors que d'autres peuvent utiliser le mode Entrance pour traiter des documents génériques).

Le mode Entrance est disponible uniquement en anglais.

En mode Entrance, ces termes sont remplacés par leurs termes génériques équivalents dans l'interface du programme et dans l'aide :

Kofax ReadSoft Invoices > Entrance
facture > document
fournisseur > expéditeur
acheteur > destinataire

Notez, cependant, que dans les cas où l'interface ou l'aide se réfèrent à une fonctionnalité qui est fondamentalement basée sur les factures, telle que ERP/comptes Fournisseurs, les conditions initiales peuvent encore être présentes. De plus, étant donné que les noms des types de champs système ne sont pas modifiables, ils resteront inchangés en mode Entrance. Cela signifie que les noms des types de fichiers système contenant les termes mentionnés ci-dessus (par exemple, DateFacture) seront toujours visibles dans le programme. Gardez à l'esprit, cependant, que vous pouvez changer les noms de ces champs et leur donner la valeur que vous souhaitez dans le profil de facture/document.

Pour activer le mode Entrance pour un utilisateur, sélectionnez Entrance comme option de langue lors de la spécification de la langue de l'interface utilisateur. Pour le désactiver, il suffit de sélectionner une autre langue de l'interface.

Événements et gestionnaires d'événement

Lorsque les factures passent dans les modules de production Kofax ReadSoft Invoices (Scan, Interpret, Verify et Transfer), des événements sont déclenchés dans des situations prédéfinies. Un événement est une condition ou le résultat d'une activité à un moment donné dans un programme.

Lorsqu'un événement est déclenché, Kofax ReadSoft Invoices vérifiez que vous avez défini un gestionnaire pour l'événement. Un gestionnaire d'événement exécute une fonction VBA prédéfinie, une fonction DLL ou les deux.

En connexion avec le plug-in InvoiceRules, les événement définissent des situations dans le flux de facture le moment où les règles sont appliquées.

Moteurs OCR externes

ABBYY et Omnipage sont inclus avec Kofax ReadSoft Invoices et peuvent être sélectionnés séparément en fonction du profil. Depuis Kofax ReadSoft Invoices 6.0.2, OmniPage est le moteur par défaut si rien d'autre n'est sélectionné. Plus d'informations

Champ

Zone d'une facture qui contient les informations à interpréter et traiter par Kofax ReadSoft Invoices. Exemple : une date de facture.

Capture de champ

L'Interprétation fait également référence au processus technique de reconnaissance des caractères, par exemple en faisant la différence entre la lettre O et le chiffre 0, ou entre la lettre I et le chiffre 1.

Définition de champ

Informations pour Kofax ReadSoft Invoices lui indiquant l'emplacement d'un champ dans une facture unique, le type de données qu'il est supposé contenir, la manière dont il doit être validé, etc. Les définitions de champ font partie des définitions de facture.

Pour plus d'informations, voir Profils de champs, définitions de champs et types de champs.

Exceptions de champ

Profil de champ

Profil de champ

Champ dans un profil de facture. Indique à Kofax ReadSoft Invoices les champs à rechercher lorsque de nouvelles factures sont numérisées. Il est utilisé chaque fois que vous numérisez une nouvelle facture non identifiée. Il indique également à Kofax ReadSoft Invoices comment utiliser et interpréter un champ.

Type de champ

Les types de champ contiennent des caractéristiques de base qui décrivent un type particulier de champ. Exemples de types de champs : TotalAmount et InvoiceDate.

Les paramètres des types de champs varient selon le profil du pays. Les utilisateurs avancées peuvent les configurer dans Eiglobalextra.ini, où il sont répertoriés par leur noms globaux.

Kofax ReadSoft Invoices est fourni avec pratiquement quatre-vingt-dix types de champ système qui couvrent la plupart des types de facture. Ils permettent la logique métier. Vous pouvez les modifier ou ajouter vos propres types de champs.

Les types de champ forment la base des profils de champs : Vous devez associer chaque profil de champ à un type de champ.

Pour plus d'informations, reportez-vous aux rubriques Profils de champs, définitions de champs et types de champs ou Profils de pays.

Validation de champ

Valider un champ implique de vérifier l'exactitude de sa valeur. Kofax ReadSoft Invoices offre diverses routines qui valident automatiquement les champs, par exemple ceux que vous définissez et ceux déterminés par la logique métier.

Les validations de champs correspondent également aux critères eux-mêmes et font référence également à leur application.

Première page

Première page d'une facture.

Pour plus d'informations, voirFactures Documents ou FacturesDocuments.

Couleur de premier plan

Couleur que Kofax ReadSoft Invoices doit conserver afin d'améliorer l'interprétation.

Cela n'inclut pas la couleur du texte à interpréter. Elle doit ressortir simplement par rapport à la couleur d'arrière-plan.

Pour plus d'informations, voir Utilisation d'un filtre de couleur.

Spécification de format

Un élément de la plupart des profils et définitions de champ. Indique le nombre et le type des caractères et comment ils doivent apparaître dans un champ.

Recto

Face avant d'une page de facture ou d'une annexe.

Facture de frais généraux

Utilisé généralement pour facturer des frais professionnels individuels.

Identificateur global unique (GUID)

Nombre de 128 bits généré de manière aléatoire qui est presque certain d'être unique Utilisé pour identifier un composant particulier, une application, un fichier, une entrée de base de données, etc.

Bien qu'il n'y ait aucune garantie absolue que chaque GUID soit unique, le nombre total de clés uniques (3,4028 × 10 38) est si grand que la probabilité qu'un même nombre soit généré deux fois est très faible. Les GUID sont écrits à l'aide d'un mot de quatre octets, de trois mots de deux octets et d'un mot de six octets. Exemple :

{3F2504E0-4F89-11D3-9A0C-0305E82C3301}

Kofax ReadSoft Invoices affecte un GUID à chaque facture (comme décrit dans les variables système). Kofax ReadSoft Invoices peut également utiliser le GUID lors de la définition du fichier de sortie.

Interface graphique utilisateur (GUI)

La fenêtre ou l'interface graphique qu'un utilisateur voit lors de l'utilisation d'un programme informatique.

Image en niveaux de gris

Kofax ReadSoft Invoices interprète toujours les données depuis une image noir et blanc, quel que soit le nombre de couleurs sur la facture d'origine ou la manière dont elles sont affichées.

En-tête

Caractéristique ou point de référence unique utilisé par unmodèle de poste. Kofax ReadSoft Invoices Utilise l'en-tête pour déterminer où une liste de postes commence. L'en-tête doit être à une distance fixe du premier poste dans la liste. Il peut être constitué de lignes uniques ou d'un texte sur l'image de facture.

Système hôte

Voir Système cible

Paramètres d'identification

Paramètres du profil de facture et de la définition de facture qui contrôlent comment les identificateurs sont utilisés pour identifier les factures.

Plus d'informations sur les paramètres d'identification dans le profil de facture.

Plus d'informations sur les paramètres d'identification dans la définition de facture.

Voir aussiChangement automatique des identificateurs de facture dans Verify

Identificateur

Texte unique ou image unique sur une facture que Kofax ReadSoft Invoices utilise pour identifier la définition de facture à lui associer. Les factures ayant les mêmes identificateurs proviennent du même fournisseur.

Un numéro de compte bancaire est un exemple d'identificateur. Si les factures d'un fournisseur contiennent toujours le même compte bancaire unique, il peut être utilisé pour identifier la définition de facture.

Le logo d'un fournisseur est un autre exemple. Si les factures d'un fournisseur contiennent toujours le même logo unique, il peut être utilisé pour identifier la définition de facture.

Définition d'identificateur

Informations indiquant la position d'un identificateur sur une facture, son apparence (identificateurs d'images) et sa valeur (pour les identificateurs de valeurs). Cette partie de la définition de facture permet au programme de rechercher la définition de facture correcte lorsqu'une nouvelle facture est traitée par Interpret.

Profil d'identificateur

Partie d'un profil de facture. Indique à Kofax ReadSoft Invoices les identificateurs à rechercher lorsque de nouvelles factures sont numérisées pour que la définition de facture correcte puisse être sélectionnée.

Un profil d'identificateur décrit les identificateurs (image ou texte) de manière très générale. Le texte ou l'image réels ne sont pas décrits dans le profil d'identificateur, mais dans ladéfinition d'identificateur.

Identification d'une facture

Voir Identification de facture.

Identificateur d'image

Image unique d'une facture que Kofax ReadSoft Invoices utilise pour identifier la définition de facture. Un logo qui apparaît sur toutes les factures d'un fournisseur est un exemple.

Imprimeuse

Voir Endosseur, Imprimeuse.

Interpret (module)

Le module Interpret permet d'interpréter et de valider automatiquement des factures de diverses sources.

Interpret affecte à chaque champ et à chaque facture un état après traitement. Les états sont enregistrés dans la base de données.

Interprétation, interpréter

L'interprétation est le processus global de recherche des champs définis sur une facture pour décider du contenu des champs et enregistrer leurs valeurs dans la base de données Kofax ReadSoft Invoices. (Cela s'appelle également la capture de champ.)

Description de tâche Interpret

Indique à Interpret les factures à interpréter et valider. En savoir plus.

Facture

Document d'un fournisseur qui contient les informations de facturation et de paiement. Certaines factures ont une seule page et d'autres plusieurs pages. Certaines factures ont uneannexe.

Définition de facture

Une définition de facture spécifie les positions exactes et les descriptions des champs sur une facture d'un fournisseur. La définition de facture indique à Kofax ReadSoft Invoices où trouver les champs à capturer et comment les capturer.

Identification de facture

Identifier une facture consiste à faire correspondre une définition de facture connue ou apprise. En savoir plus.

Image de facture

Image de page de facture (recto ou verso), créée par la numérisation et enregistrée dans un ordinateur.

Profil de facture

Description générale des informations à capturer à partir d'un groupe particulier de factures. Un profil de facture peut être utilisé pour les factures d'un grand nombre de fournisseurs.

Règle de facture

Une liste de conditions (voir la définition des conditions ci-dessus dans cette rubrique), d'actions (voir la définition des actions ci-dessus dans ce document) et d'événements définis utilisés pour exécuter différentes actions en fonction des conditions actuelles lors de l'utilisation du plugin InvoiceRules.

Feuilles de facture

Si la numérisation recto-verso est utilisée, les feuilles de facture font référence aux images recto et verso conjointement. Elles sont combinées dans la même image dans la vue Inspect et ne peuvent pas être séparées.

Les feuilles de factures sont équivalentes à des pages de facture lorsque les factures sont numérisées avec la numérisation de recto. Ces pages peuvent être combinées ou séparées dans la vue Inspect.

Type de facture

Les factures sont classées par type. Les types de factures incluent :

Dépenses générales
Bon de commande
Avoirs

Tâche

Un groupe de tâches effectuées par un module spécifique sur un groupe spécifique de factures. Une tâche est définie dans une description de tâche. Les modules Scan, Interpret, Verify et Transfer exécutent les tâches.

Contrôle de tâche.

Description de tâche

Ensemble d'instructions décrivant ce que doit faire Scan, Interpret, Verify et/ou Transfer. Elles indiquent à Kofax ReadSoft Invoices les factures à traiter, le module à utiliser et la manière dont Kofax ReadSoft Invoices doit travailler. Les modules Numériser, Interpréter, Vérifier et Transférer sont exécutés à l'aide de descriptions de tâches.

Dernière facture ou dernière définition de facture

Cliquez sur Dernier (ou appuyez sur la touche Fin) pour ouvrir la dernière facture ou la dernière définition de facture dans la liste.

Dernière page

Dernière page d'une facture interprétée. (Les annexes ne sont pas interprétées.) En savoir plus.

Mises en page (pour les factures XML)

Une mise en page pour les factures XML est essentiellement un modèle qui contient tous les champs à interpréter ou afficher sur les images PDF résultantes pour les factures XML traitées. Actuellement, il n'existe qu'une seule mise en page pour tous les profils de factures XML.

Tous les champs qui doivent être interprétés ou affichés dans l'image PDF doivent être inclus dans la liste.

Notez que bien que les champs de facture peuvent être ajoutés ou supprimés de la mise en page, la suppression de champs (champs par défaut, en l'occurrence) n'est pas recommandée.

Apprentissage, réapprentissage et optimisation

L'apprentissage est le processus qui se traduit par les paramètres et associations dans une définition de facture. L'apprentissage est réalisé généralement automatiquement par le module Interpret.

Parfois, le système doit « apprendre » manuellement une facture en utilisant Verify ou Optimize. Cela s'appelle l'optimisation lorsque l'opération implique l'apprentissage (ou le réapprentissage) des paramètres ou associations incorrects afin d'améliorer l'identification et l'interprétation.

Facture d'apprentissage

Une facture d'apprentissage est une copie d'une facture que vous utilisez dans le module Optimize. Ces copies sont normalement enregistrées dans la base de données et ne sont pas enregistrées en tant que fichiers TIFF.

Chaque définition de facture doit être associée à une ou plusieurs factures d'apprentissage.

Poste budgétaire

Un élément dans une série d'éléments dans une liste. Un poste peut contenir plusieurs champs de poste à capturer.

Par exemple, une facture contient une liste d'article à payer. La liste est divisée en colonnes telles que le numéro de pièce, la quantité et le prix. Un poste serait composé des informations des trois colonnes pour un article de la liste.

Limite du poste budgétaire

Périmètre extérieur où se trouvent les postes. La limite du poste budgétaire fait partie du modèle du poste budgétaire.

Champ d'article de ligne

Zone d'une facture contenant les informations à interpréter, où les information apparaissent dans une liste d'articles.

Par exemple, une facture contient une liste d'article à payer. La liste est divisée en colonnes telles que le numéro de pièce, la quantité et le prix. Vous pouvez, par exemple, définir trois champs d'élément de ligne à utiliser pour capturer le numéro de pièce, la quantité et le prix de chaque article.

Les informations ci-dessus est exemple de champ de poste « normal » qui se trouve sur les factures de bons de commande et peut être utilisé pour associer des articles achetés avec un bon de commande dans votre système ERP. La fonctionnalité, les champs de compte bancaire et les tables de taxes sont également des champs de poste.

Modèle de poste

Modèle que vous définissez dans Optimize (à la suite de l'optimisation d'une table e poste, d'une table de taxes ou d'une table de comptes bancaires) utilisée pour capturer les postes. Le modèle de poste indique à Kofax ReadSoft Invoices :

Où la facture se trouve dans la table.
Où se trouve les champs à capturer dans la table.

Emplacement

Il s'agit d'un numéro d'identification qui représente une combinaison spécifique de POBox, Street, StreetSupplement, PostalCode, City, State, CountryCoded et CountryName dans le registre des fournisseurs.

L'emplacement est utilisé pour l'identification des fournisseurs uniquement s'il existe plusieurs fournisseurs avec le même numéro ou ID de groupe d'entreprises de fournisseur.

Plan de maintenance

Un plan que vous créez à l'aide de Manager qui décrit la maintenance qui peut être effectuée sur la base de données de Kofax ReadSoft Invoices. En savoir plus.

Manager (module)

Vous utilisez le module Manager pour configurer Kofax ReadSoft Invoices. Cela inclut la création et la gestion des profils de factures, des définitions de factures, des descriptions de tâches, des tables de validation et des fichiers modèle de bordereau de lot.

Vous utilisez également le module Manager pour obtenir des informations sur le système et effectuer des activités administratives.

Données de référence

Informations de fournisseur et d'acheteur importées depuis un système financier. Les données de référence peuvent être enregistrées dans la base de données de Kofax ReadSoft Invoices'. En savoir plus.

Fichier multi-images

Fichier image, tel que multi-TIFF ou un PDF qui contient plusieurs images. Un fichier multi-image peut contenir jusqu'à 999 images. En savoir plus.

Facture multi-page

Facture ayant plusieurs rectos. La facture peut avoir également des versos et des annexes. En savoir plus.

Facture suivante ou définition de facture suivante: Cliquez sur Suivant (ou appuyez sur la touche Page suivante) pour ouvrir la facture suivante ou la définition de facture dans la liste, après la facture actuellement affichée.
Bruit: Taches ou groupes de pixels noirs entourés de pixels blancs sur une image numérisée.

OCR

Le moteur OCR (Optical Character Recognition) (ou moteur d'interprétation) interprète les factures. Kofax ReadSoft Invoices Utilise plusieurs moteurs pour optimiser le résultat.

Lorsque vous cliquez et faites glisser un cadre autour d'un champ dans Interpret ou Verify, vous pouvez maintenir la touche Ctrl enfoncée pendant que vous tracez le cadre pour activer le moteur d'interprétation interne au lieu d'un moteur OCR externe. Cela donne un résultat différent dans certains cas. (L'utilisation de Ctrl empêche également le cadre de s'aligner automatiquement pour s'adapter à la taille du champ.)

Moteurs OCR

Voir Moteurs OCR externes

Optimize (module)

Ce module permet d'optimiser les définitions de factures. Optimize vise à accélérer la production en améliorant l'interprétation et l'identification.

Optimisation

Voir Apprentissage, réapprentissage et optimisation.

Fichier de sortie

Voir Fichier Transfer, fichier de sortie.

Facture précédente ou définition de factureprécédente

Cliquez sur Précédent (ou appuyez sur la touche Page précédente) pour ouvrir la facture ou la définition de facture dans la liste, avant la facture actuellement affichée.

Journal de processus

Lorsqu'une facture passe dans le système, Kofax ReadSoft Invoices suit divers événement, tels que les changements d'états, les remarques des utilisateurs et la personne qui a traité la facture. Chaque événement a un horodatage. Vous pouvez afficher ces informations.

Modules de production

Les quatre modules de production sont Scan, Interpret, Verify et Transfer.

Facture de bon de commande (PO)

Contient généralement les tables des postes des marchandises achetées. Le numéro du bon de commande doit être imprimé dessus.

File d'attente

Groupe de factures ou de lots en attente de traitement. Vous utilisez des files d'attente pour regrouper les factures ou les lots pour qu'ils soient traités par un module de production en fonction d'un numéro ou un nom de file d'attente.

Enregistrement: Données résultant d'une facture traitée. Les enregistrements sont inclus dans les transactions envoyées à un système cible. En savoir plus.
Réapprentissage: Voir Apprentissage, réapprentissage et optimisation.
Rôle: Fonction de tâche ou groupe de fonctions de tâche. En savoir plus.

Scan (module)

Ce module numérise les factures après que vous avez créé un profil de facture pour les factures. Les images des factures sont capturées et enregistrées dans les fichiers TIFF. Les autres modules Kofax ReadSoft Invoices utilisent ces fichiers TIFF.

Description de tâche de numérisation

Indique à Scan comment traiter les factures à numériser. En savoir plus.

Description du scanner

Une collection de paramètres valides pour votre scanner. Vous pouvez créer autant de descriptions de scanner que vous le souhaitez, indépendamment des profils de facture. En savoir plus.

SCSI

Small Computer Systems Interface, une interface standard utilisée pour connecter les équipements périphériques (disques durs, CD-ROM, scanners) aux PC. SCSI permet une connexion directe au bus de données interne, résultant en un taux de transfert de données très rapide.

Avec Kofax ReadSoft Invoices vous pouvez numériser avec des cartes SCSI, USB ou FireWire lorsque des pilotes SCSI sont utilisés.

Les scanners certifiés avec une interface SCSI peuvent également être utilisés et sont entièrement fonctionnels avec Kofax ReadSoft Invoices en utilisant une interface USB, s'ils disposent d'USB en plus de SCSI.

Même si les cartes Kofax sont également des cartes SCSI, leur comportement et les paramètres disponibles sont très différents ; c'est la raison pour laquelle elles sont traitées séparément dans ce fichier d'aide.

Configuration de service

Combinaison d'une instance Interpret ou Transfer utilisée comme service et les tâches de service configurées pour l'exécuter. Les configurations de service sont configurées en utilisant la barre d'objets correspondante.

Tâche de service

Les tâches de service déterminent quand et comment les instances Interpret et Transfer, exécutées en tant que services, sont utilisées. Selon la manière dont elles sont configurées, les tâches de service sont exécutée automatiquement dans l'ordre dans lequel elles sont spécifiées pour chaque instance dans la barre d'objets Configurations du service dans Manager.

Journal de service

Kofax ReadSoft Invoices Suit chaque transaction qui se produit lorsque les instances Interpret et Transfer sont utilisées comme services pour traiter les factures, comme le nom de l'instance et la tâche de service qui lui est connectée, la description de tâche à laquelle elle est associée, le nombre de factures traitées éventuelles, quand la tâche a été exécutée, etc. Chaque événement a un horodatage. Vous pouvez afficher ces informations.

Champs ou valeurs signées

Champ avec un signe plus ou moins. Si un signe plus (+) se trouve avant une valeur dans un champ signé, le signe plus est inclus dans la description de transaction.

Voir Spécification du format des données de sortie.

Champ d'article unique

Zone d'une facture contenant les informations à interpréter, où les information apparaissent dans une entrée.

Par exemple, une facture contient le montant total facturé. Vous pouvez ajouter un profil de champ d'élément unique pour capturer un montant.

Facture d'une page

Facture contenant une seule page. Cette page peut avoir un verso et/ou des annexes et être quand même considérée comme une facture d'une seule page.

Inclinaison et redressement

Spécification

Voir Spécification de format, chaîne de format.

Installation autonome

Installation où tous les modules Kofax ReadSoft Invoices sont installés et exécutés sur un seul ordinateur.

Description de transaction de début

Spécifie le format et la mise en page des données que Kofax ReadSoft Invoices doit placer au début du fichier de transfert (le même fichier vers lequel les données de la transaction standard sont transférées). Les descriptions de transaction de début sont facultatives dans les tâches Transfer.

Valeur statique

Valeur utilisée exactement comme elle a été écrite ou sélectionnée en liaison avec une action configurée pour une règle de facture dans le plug-in InvoiceRules.

Description de transaction de fin

Spécifie le format et la mise en page des données que Kofax ReadSoft Invoices doit placer à la fin du fichier de transfert (le même fichier vers lequel les données de la transaction standard sont transférées). Les descriptions de transaction de fin sont facultatives dans les tâches Transfer.

Sous-titre

Un champ de poste qui peut signifier le début d'une nouvelle table dans une partie de table d'une structure de postes complexes.

Les en-têtes secondaires ne sont pas capturés (interprétés). Ce sont uniquement des points de référence.

Voir Exemples de sous en-têtes.

Fournisseur

Nom unique ou numéro d'identification (éventuellement une chaîne d'identification que Kofax ReadSoft Invoices obtient de votre système ERP) utilisé pour identifier une définition de facture. Transférés ensemble avec les données de facture dans le fichier de transfert.

Utilisé également pour identifier une définition de facture : Numéro de fournisseur et description.

Numéro de fournisseur

Une partie des informations sert à identifier une définition de facture.

Lorsque vous utilisez un registre des fournisseurs, le numéro de fournisseur est requis. Autrement, il est facultatif.

Utilisé également pour identifier une définition de facture : Fournisseur et description.

Registre des fournisseurs

Contient les informations de fournisseurs que Kofax ReadSoft Invoices peut utiliser pour identifier les fournisseurs, puis lier les factures avec la définition de facture. Stockées dans la base de données de Kofax ReadSoft Invoices'.

Vous pouvez importer les informations de fournisseur de votre système financier vers un registre des fournisseurs ou vous pouvez créer un registre des fournisseurs en utilisant Microsoft Excel et l'importer depuis cet emplacement.

Profil de facture système

Le profil de facture système, affiché sous la forme <SYSTEM>, est un profil de facture qui n'existe qu'en interne. Vous ne voyez pas le profil de facture système dans Manager, mais vous pouvez le sélectionner dans une description de tâche, par exemple. Généralement, le profil de facture système représente tous vos profils de facture et il est utilisé pour trier et classer les factures.

Variable système

Une variable représente une valeur qui n'est pas actuellement connue. La plupart des variables système représentent les données qui proviennent d'un aspect du traitement des factures et non pas une valeur d'une facture.

Une variable système est généralement une marque de hachage plus un mot décrivant ce que la variable représente. Vous les utilisez dans les descriptions de transaction.

Exemple : #Date représente la date de numérisation d'une facture.

Table

Vous pouvez utiliser des tables pour valider les valeurs des champs et pour traduire les valeurs des champs. Vous utilisez Manager pour créer chaque table, lui donner un nom unique et l'enregistrer dans la base de données de Kofax ReadSoft Invoices'. Vous pouvez modifier les tables à tout moment.

Profil de champ de table

Champ dans un profil de facture. Contient une collection de champs liés, physiquement ou logiquement, normalement disposés dans une table. Indique à Kofax ReadSoft Invoices comment rechercher et interpréter ces informations.

Les champs de table contiennent :

Pour plus d'informations, voir Ajout d'un profil de champ de table.

Système cible

Transfer transfère les données des factures vers le système cible qui utilise les données ou vous y donne accès. Le système cible peut être une autre application sur le même ordinateur que Kofax ReadSoft Invoices ou sur un autre ordinateur.

Les systèmes cibles qui traitent les données de sortie ont besoin de ces données pour disposer d'une structure prévisible. Par exemple, dans la plupart des fichiers de sortie, chaque enregistrement commence sur une nouvelle ligne. Le système cible s'attend à trouver cela. Vous utilisez des descriptions de transaction pour définir la sortie qui correspond aux conditions de votre système cible.

Titre

Un champ se compose de deux parties : une valeur et un titre. Le titre est un texte qui apparaît toujours sur une facture que Kofax ReadSoft Invoices peut utiliser pour rechercher le champ. Par exemple, le titre d'un champ de date pourrait être Date de la facture. Un titre est nécessaire pour chaque champ que Kofax ReadSoft Invoices doit apprendre automatiquement. Lors de la définition d'un champ, vous devez spécifier s'il existe un titre pour le champ et, dans l'affirmative, quel texte il peut contenir et où il peut être positionné par rapport à la partie valeur du champ.

Seuil

Comme la couleur des images numérisées des factures couleur est rarement uniforme, une valeur de seuil est généralement nécessaire lors de la définition des couleurs des champs individuels. La valeur de seul détermine la taille de la plage de couleurs que Kofax ReadSoft Invoices accepte par rapport à la couleur de référence. Sur une échelle 0-100, une valeur de zéro n'acceptera que les correspondances exactes de la couleur de référence, tandis qu'avec une valeur de 100, inclura une gamme de couleurs beaucoup plus large. La valeur par défaut est 50 et elle est suffisante dans la plupart des situations.

Transaction

Informations que Kofax ReadSoft Invoices transfère vers un autre système informatique, soit directement (via DLL ou autre interface), soit en l'enregistrant dans un fichier de transfert.

Un transaction contient un enregistrement de chaque facture traitée.

Le contenu et le format d'une transaction sont spécifiés par une ou plusieurs descriptions de transaction.

Description de transaction

Modèle contenant des champs de transaction qui spécifient le contenu, le format et la disposition des transactions. À l'aide de Manager, vous créez au moins une description de transaction pour chaque profil de facture.

Champ de transaction

Ligne dans une description de transaction qui spécifie un élément de données à inclure dans la transaction. L'élément de données peut être une valeur interprétée à partir d'une facture traitée, une variable système, des en-têtes ou un autre texte.

Transfer (module)

Le module Transfer est utilisé après le traitement des factures pour transférer les données des factures, via un fichier de transfert, vers un système cible qui peut être une autre application sur le même ordinateur que Kofax ReadSoft Invoices ou un autre ordinateur. Les données sont transférées dans des transactions. Vous pouvez définir dans la tâche Transfer les états des factures à transférer.

Fichier de transfert, fichier de sortie

Une fois les factures traitées dans Scan, Interpret et Verify, vous utilisez Transfer pour placer les données des factures dans un fichier de transfert. Les descriptions de transaction contrôlent le contenu et la mise en page des données.

Description de tâche Transfer

Indique à Transfer les données des factures des acheteurs à transférer e l'emplacement de transfert. En savoir plus.

Facture non identifiée

Une facture non identifiée est une facture dont Interpret n'a pas trouvé la définition de facture apprise ou connue. Cette situation existe :

Avec les nouveaux types de factures.
Lorsque Interpret n'a pas pu interpréter les champs d'identification.
Lorsque la définition de facture n'est pas entièrement apprise (des champs peuvent être appris et d'autres non).

Validation, valider

Voir Validation de champ, validation d'un champ.

Valeur

Un champ se compose de deux parties : un titre et une valeur. La valeur est, par exemple, la date dans un champ de date ou le montant dans un champ de montant.

Identificateur de valeur

Texte unique sur une facture que RSI utilise pour identifier la définition de la facture; par exemple, un numéro de compte bancaire qui apparaît sur toutes les factures d'un fournisseur.

Notez qu'un identificateur à valeur unique peut être également utilisé pour identifier la mise en page d'une facture dans le cas où les factures de plusieurs fournisseurs sont exactement identiques.

Variante

Une définition de facture différente pour un même fournisseur, nécessaire si un fournisseur envoie des factures avec plusieurs mises à jour.

La description de fournisseur est utilisée pour distinguer les variantes.

Verify (module)

Le module Verify permet de vérifier les factures apprises et les factures identifiées par Interpret.

Après qu'une facture est traitée par Verify, l'image et les données de la facture sont prêtes à être transférées vers un fichier.

Description de tâche Verify

Indique à Verify les factures à vérifier en fonction de leurs états. Vous pouvez également ajuster de nombreux paramètres qui déterminent comment le programme interagit avec l'utilisateur pendant le processus de vérification.

Vérifier, vérification

Processus de vérification et de correction des factures interprétées. Kofax ReadSoft Invoices affiche les champs interprétés, et vous pouvez approuver et ajuster les champs appropriés (Plus d'informations.)

Vous spécifiez les détails du processus dans la description du travail de vérification. (Plus d'informations.)

Facture XML

Facture reçue d'un fournisseur dans n'importe quel format XML. Les factures XML sont reçues par ReadSoft Collector, puis le traitement s'effectue dans Kofax ReadSoft Invoices avant un transfert vers le système cible. Selon le contexte, ce terme peut signifier soit le document XML reçu lui-même, soit l'objet à l'intérieur du système Kofax ReadSoft Invoices (par exemple, lors de l'établissement de la liste de toutes les factures XML dans la boîte de dialogue Maintenance XML).

Définition de facture XML

Un ensemble de règles qui est utilisé pour extraire les valeurs de champ des factures XML qui proviennent d'un fournisseur (et qui appartiennent donc à un profil de facture XML). La définition de facture est identifiée de manière unique par le nom du fournisseur. Une définition de facture XML contient uniquement les règles qui diffèrent du profil de facture XML auquel elle est associée.

Il s'agit d'une définition de facture différente d'une définition standard dans Kofax ReadSoft Invoices.

Source de facture XML

Fichier de facture XML sur lequel une définition de facture XML ou un profil de facture XML sont basés (à savoir le document d'apprentissage). Il fournit les informations utilisées pour afficher l'image dans l'onglet Image du mappeur XML lors de l'optimisation.

Profil de facture XML

Ensemble de règles utilisées pour extraire des valeurs de champs des factures XML dans un standard/modèle de facture XML auxquelles elles appartiennent. Lors de l'installation du système, un profil de facture XML prédéfini est créé pour chaque standard/modèle de facture XML. C'est-à-dire que SmartXML peut identifier automatiquement les factures qui appartiennent aux profils de factureKofax ReadSoft Invoices Portal, SveFaktura, ebInterface, Facturae, Finvoice, OIOXML, OIOUBL et E2B directement après l'installation (un standard XML général est aussi fourni pour les factures qui ne sont pas conformes avec les autres). Ensuite, ces profils peuvent être optimisés et modifiés par les utilisateurs lorsque c'est nécessaire. Les utilisateurs peuvent également créer des profils de facture XML dans le système pour prendre en charge les formats XML précédents.

Cela est différent d'une définition de facture standard dans Kofax ReadSoft Invoices

Standard de facture

Standardisation généralement acceptée pour les factures XML, qui spécifie comment un document commercial doit être représenté et transféré entre les parties. SveFaktura et Finvoice sont des exemples bien connus de ces standards. Il existe aussi d'autres standards (par exemple, Ariba XML ou ReadSoft XML) qui sont applicables à de plus petits groupes de systèmes ou même à un seul fournisseur ERP, qui ne sont pas aussi bien connus. SmartXML prend en charge certains de ces standards automatiquement, et les autres doivent être configurés.

Mises en page XML

Voir Mises en page des factures XML.

Identificateur de profil XML

Ensemble de règles définissables utilisées pour identifier le profil de facture XML auquel appartient une facture XML entrante. C'est-à-dire que quand une facture XML est reçue, Smart XML tente de faire correspondre la facture au profil de facture XML correct en vérifiant l'identificateur de profil XML qu'il contient. Si tous les identificateurs d'un profil de facture XML est trouvé, la facture est considérée lui appartenir. Ensuite, le document est traité par le groupe de règles du profil de facture XML et une des définitions de factures XML qui y sont connectées (si d'autres tentatives de correspondance avec le nom fournisseur aboutissent).