Création de plans de maintenance

Les plans de maintenance permettent d'automatiser et d'organiser la maintenance des bases de données Kofax ReadSoft Invoices. Pour créer un plan de maintenance :

  1. Dans Manager, sélectionnez Administration > Maintenance. La boîte de dialogue Maintenance s'affiche.
  2. Cliquez sur Nouveau pour créer un plan. La boîte de dialogue Plan de maintenance – Nouveau plan s'affiche.
  3. Sélectionnez le type de plan que vous souhaitez créer, Base de données ou Importer données maître.
  4. Cliquez sur le bouton Parcourir () et naviguez jusqu'à l'emplacement où vous souhaitez sauvegarder les fichiers journaux. Spécifiez un nom dans le champ Nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
  5. Ajustez les paramètres Intégrité si nécessaire (plan de base de données uniquement). (Pour en savoir plus sur les données corrompues, cliquez ici.)
  6. Ajustez les paramètres Nettoyage pour qu'ils répondent à vos besoins (plan de base de données uniquement). À ce niveau, vous pouvez supprimer :
    • Définitions de factures : l'objectif est de disposer de définitions correctes. Une définition de facture incorrecte présente généralement des problèmes de qualité d'image et/ou elle ne représente pas correctement la majorité des factures du fournisseur. Ces définitions de factures doivent être supprimées régulièrement.
      Remarque Si le système contient des factures correspondant aux définitions de factures, ces définitions de factures ne sont pas supprimées, même si elles répondent aux critères que vous définissez, à moins qu'elles soient endommagées.
    • données temporaires
    • noms de fournisseur non utilisés
    • factures d'apprentissage non utilisées
    • fichier modèle de bordereau de lot
    • données d'activité de l'utilisateur plus anciennes qu'un nombre de jours spécifié
    • factures préenregistrées, antérieures au nombre de jours spécifié
    Avertissement
    Utilisez Supprimer les définitions de factures sans connexion fournisseur aprèsuniquement si votre système utilise des données de fournisseur importées. N'utilisez pas ce paramètre si le système n'utilise pas de données de référence.
  7. Ajustez les paramètres Fichiers logs pour qu'ils répondent à vos besoins (plan de base de données uniquement). Maintenez les journaux de traitement et de services de petite taille pour qu'ils ne prennent pas trop de temps à s'afficher.
  8. Ajustez les paramètres Emplacement (importation des données de référence uniquement) :
    • Sélectionnez le format du fichier à importer dans la zone Format d'importation.
    • Utilisez le bouton Parcourir (…) pour rechercher le fichier à importer. Il doit s'agir d'un fichier qui a été exporté à partir de votre système financier. Vous pouvez importer deux fichiers, ou plus, s'ils sont au même format. Si les fichiers ont des formats différents, vous devez les importer séparément.
    • Supprimer les données maître avant l'importation : garantit que les données de référence Kofax ReadSoft Invoices correspondent aux données de référence de votre système financier. Les fournisseurs dans les données de référence Kofax ReadSoft Invoices sont supprimés.
    Avertissement

    Lorsque vous utilisez Supprimer les données maître avant l'importation, les fournisseurs qui n'existent pas dans les données importées sont supprimés des données de référence Kofax ReadSoft Invoices. Si Kofax ReadSoft Invoices contient des définitions de factures associées aux fournisseurs supprimés, le lien est rompu, et ces définitions perdent les informations de fournisseur*. Même si vous réimportez plus tard les mêmes données de fournisseur, le lien n'est pas restauré, parce que tous les fournisseurs nouvellement importés sont affectés de nouveaux ID de fournisseur qui ne correspondront pas à ceux dans les définitions de factures. (Les définitions de facture sont liées à des fournisseurs via l'ID interne de chaque fournisseur et non pas par le nom du fournisseur.)

    * Un utilisateur Optimize ou Verify peut définir des fournisseurs pour des définitions de factures. Un utilisateur Optimize peut également mettre à jour des définitions de factures en utilisant les données de fournisseur importées. Si aucune de ces actions n'est réalisée, les définitions sont finalement éliminées par les plans de maintenance qui suppriment les définitions inutilisées (voir l'étape 6 ci-dessus).

    Utilisez Supprimer les données maître avant l'importation pour supprimer les fournisseurs qui ne figurent plus dans le système financiers. Lorsque l'option n'est pas sélectionnée, les fournisseurs sont mis à jour et les nouveaux sont ajoutés, mais les fournisseurs supprimés du système financier ne sont pas supprimés des données de référence Kofax ReadSoft Invoices.

  9. Lorsque les paramètres vous conviennent, cliquez sur Terminer.
  10. Saisissez un nom dans la boîte de dialogue qui s'affiche, puis cliquez sur OK pour enregistrer le plan.

    Après avoir créé un plan de maintenance, vous pouvez cliquer sur Démarrer dans la boîte de dialogue Maintenance pour exécuter votre plan.