Kofax ReadSoft Invoices tente d'abord de faire correspondre chaque facture entrante avec une définition de facture existante. Pour ce faire, des méthodes heuristiques sont utilisées pour réduire le nombre de définitions de facture à vérifier. Les résultats sont alors consignés dans le journal de processus (le cas échéant) :

• Si aucune définition appropriée n'est trouvée, Kofax ReadSoft Invoices ne continue pas de rechercher des identificateurs, et la facture est considérée non identifiée.
• Si des identificateurs reconnaissables sont trouvés dans une seule définition, elle est connectée à la facture.
• Si plusieurs définitions sont trouvées et que des identificateurs non ambigus ne peuvent pas être mis en correspondance pour une seule définition, la facture ne peut pas être connectée à une définition et elle est considérée comme non identifiée (les définitions correspondantes sont listées dans le journal de traitement avec une indication du fonctionnement des méthodes heuristiques). Ceci inclut les situations où ET est utilisé dans les paramètres d'identification (ce qui signifie que plusieurs identificateurs sont nécessaires pour qu'une définition soit mise en correspondance).

Si une facture ne peut pas être connectée à une définition de facture, Interpret continue de rechercher dans la facture des informations de fournisseur connectées aux données de référence si :

• Utiliser les données du fournisseur importées... est sélectionné dans la boîte de dialogue Stratégie de données maître et
• la base de données Kofax ReadSoft Invoices contient un registre des fournisseurs avec des champs de fournisseur qui se trouvent dans la facture.

Kofax ReadSoft Invoices utilise tout le texte dans la facture et le compare aux champs suivants dans le registre des fournisseurs pour rechercher une correspondance. Les champs sont recherchés dans cet ordre précis :

• Numéro d'enregistrement de TVA (indiqué dans la boîte de dialogue Fournisseur)
• Taxe numéro 1 (indiquée dans la boîte de dialogue Fournisseurs)
• Taxe numéro 2 (indiquée dans la boîte de dialogue Fournisseurs)
• Numéro de compte bancaire (indiqué dans la boite de dialogue Afficher un fournisseur)
• IBAN (indiqué dans la boite de dialogue Afficher un fournisseur)
• Numéro de téléphone (indiqué dans la boite de dialogue Afficher un fournisseur)
• Numéro de fax (indiqué dans la boite de dialogue Afficher un fournisseur)

Si une correspondance exacte est trouvée dans ces champs, le fournisseur est considéré identifié, et le programme arrête la recherche.

Si le programme ne trouve aucune correspondance exacte en utilisant ces champs, il continue d'examiner les champs Nom et Adresse. Si une correspondance est trouvée pour un seul candidat, l'expéditeur est considéré identifié. Cependant, si une correspondance exacte est trouvée en utilisant des informations supplémentaires, le fournisseur ne peut pas être identifié.

Si la recherche trouve plusieurs candidats, elle ne se poursuit que si ces candidats sont considérés comme appartenant à la même société. Le système réduit ensuite l'ensemble des candidats en croisant successivement les correspondances trouvées pour les champs Nom, Adresse (champ combiné), Rue, Ville, Code postal et Code bancaire. Lorsque la recherche trouve plusieurs candidats qui portent le même nom, l'un d'eux est sélectionné en tant que correspondance, mais toutes les correspondances sont affichées dans le module Verify pour permettre à l'opérateur d'effectuer un choix.

Lorsque le fournisseur est identifié :

• La facture est automatiquement connectée à la définition de facture. Si aucune définition n'est trouvée dans le système pour le fournisseur, une définition est créée dans Verify.
• Si le tri de facture est utilisé, le code de pays du fournisseur est utilisé pour connecter la facture au profil de pays correct.

Les champs utilisés pour identifier les fournisseurs des factures peuvent être définis dans les sections [OcrSupplierIdentification] et [OcrSupplierBankIdentification] de eiglobal.ini. Toutefois, vous ne pouvez pas spécifier l'ordre. Pour plus d'informations sur ces paramètres, consultez l'aide du fichier INI.

Comment éviter d'identifier les acheteurs comme fournisseurs

Dans certains cas, les acheteurs peuvent être confondus avec des fournisseurs sur des factures pendant l'identification (lorsqu'une filiale de la même entreprise envoie une facture à une autre filiale, par exemple). Avant qu'un champ d'un fournisseur soit comparé aux données OCR dans une facture, il est comparé aux donnéesd'acheteur. Si une correspondance est trouvée, le champ n'est pas utilisé pour identifier la facture, car il peut résulter de la présence de données d'acheteur dans la facture.

Pour prévenir cette situation :

• Incluez les informations d'acheteur dans le registre des acheteurs (les informations correspondantes qui se trouvent dansle registre des fournisseurs ne sont pas automatiquement incluses dans la recherche des fournisseurs).
• Incluez dans le registre des acheteurs et le registre des fournisseurs des informations (numéros d'enregistrement de TVA ou numéros de compte, par exemple) qui permettent à Kofax ReadSoft Invoices d'établir la connexion entre les acheteurs et les fournisseurs qui sont très similaires les uns par rapport aux autres. Lorsque des informations correspondantes sont trouvées dans les deux emplacements, les acheteurs correspondants ne sont pas pris en compte comme fournisseurs.

Consultez la section [OcrBuyerSuppression] et l'indicateur CheckIfSupplierIsBuyer dans la section [OcrSupplierIdentification] dans l'aide du fichier INI pour plus d'informations.

Les informations du registre des fournisseurs ne sont pas utilisées pour identifier les fournisseurs pour les factures XML. Les factures XML sont identifiées à l'aide de l'ID du fournisseur. S'il est introuvable, le programme recherche le fournisseur en utilisant le nom, le numéro et la description du fournisseur.

Outre les champs utilisés, leur ordre d'utilisation peut être défini dans la section [SupplierIdentification] du fichier eiglobal.ini. Les informations d'acheteur peuvent être également utilisées pour l'identification en utilisant la section [BuyerIdentification] du fichier eiglobal.ini. Pour plus d'informations sur ces paramètres, consultez l'aide du fichier INI.