Recommandations pour l'optimisation des factures XML
Le but ultime est de pouvoir traiter automatiquement les factures XML dans le système avec le moins d'interventions manuelles possible. Au départ, cependant, lorsque vous commencez à recevoir des factures XML d'un nouveau fournisseur, par exemple, il est important de vérifier que les valeurs extraites des factures XML sont correctes. Si vous recevez des factures XML qui adhèrent à une norme de facture XML, mais de façon incorrecte, par exemple, des valeurs incorrectes pourraient être mal comprises et des factures pourraient être automatiquement approuvées. Un délai est donc nécessaire pour vérifier manuellement les factures XML et, si nécessaire, pour optimiser les définitions de factures ou les profils auxquels elles appartiennent jusqu'à ce que les résultats obtenus vous conviennent.
Cette rubrique donne des conseils pour ne rien oublier lors de l'optimisation des factures XML.
Conditions préalables
Afin d'être en mesure d'optimiser vos factures XML correctement, vous devez répondre à quelques questions sur votre système et sur les champs que vous devez capturer, avant de commencer :
Mon système Kofax ReadSoft Invoices
- Combien d'acheteurs ai-je ?
Le fait de savoir à quel acheteur appartient une facture simplifie le processus de façon significative. Si vous recevez des fichiers XML par e-mail, vous pouvez utiliser les adresses e-mail pour les séparer par acheteur.
- Mon matériel est-il trié par acheteur ?
- Est-ce que j'utilise les données de référence ?
- Ai-je des profils de facture Kofax ReadSoft Invoices GE et PO ?
Les champs à capturer
Vous devez connaître les informations à capturer sur vos factures. Commencez par regarder la mise en page XML. Comparez les champs qu'elle contient avec ceux que vous trouvez dans votre profil Kofax ReadSoft Invoices.
- Dressez une liste de tous les champs dans vos profils Kofax ReadSoft Invoices (standard et personnalisés).
- Indiquez s'il s'agit de champs système ou de champs personnalisés.
- Incluez le type de champ et le nom du champ.
- Décidez si vous avez besoin d'ajouter des champs (plus probable si vous avez vos propres types de champs)
- Comme les factures XML contiennent davantage d'informations que les factures papier, vous devriez donc envisager de créer un profil Kofax ReadSoft Invoices séparé spécialement pour elles. Vous ajouteriez ensuite les champs complémentaires que vous souhaitez extraire au nouveau profil Kofax ReadSoft Invoices.
Principe général
Suivez toujours ces directives lors de l'optimisation des définitions de facture XML :
- Le Nom et le SupplierNumber sont deux valeurs extrêmement importantes pour le fournisseur et l'acheteur. Assurez-vous que ces quatre valeurs sont correctes (et ne les supprimez pas).
- Tous les champs ne doivent pas être optimisés pour qu'une icône verte (
) s'affiche pour le statut du champ. Souvenez-vous que la première occurrence que Collector trouve est celle qui est affichée dans Verify. - Si l'état du champ est matérialisé par une icône verte (), une correspondance parfaite a été trouvée par rapport à la valeur attendue dans la norme de facture XML à laquelle la facture est associée. Vérifiez qu'elle est correcte et dans le cas contraire vous devez la mapper à la valeur correcte.
- Si le statut du champ est matérialisé par un triangle jaune (
), plusieurs occurrences ont été trouvées par rapport à la valeur attendue dans la norme de facture XML à laquelle la facture est associée et la première d'entre-elles est affichée dans Verify. Examinez le XML et les solutions alternatives. Si toutes les valeurs sont identiques et correctes, vous pouvez le laisser en l'état. Une autre alternative est de choisir les valeurs que vous souhaitez utiliser et de créer une règle avancée pour l'extraire. Le cas échéant, il conviendrait d'examiner le XML de plusieurs factures de ce fournisseur pour essayer d'avoir une perspective plus large et de déterminer la valeur correcte. - Si le champ statut est matérialisé par un stop rouge (
), il n'y a pas d'occurrence correcte par rapport à la valeur attendue dans la norme de facture XML à laquelle la facture est associée, ou il n'y a pas de valeur dans le XML et le champ est vide. Vous pouvez soit prendre la valeur correcte dans la liste des solutions alternatives de l'onglet Champ, soit faire un clic droit sur l'élément/attribut correct dans le XML (onglet XML), puis sélectionnez Mapper la valeur de l'élément dans le champ facture sélectionné : <nom de champ>.
Si le champ est vide, vous pouvez soit le laisser en l'état (c'est-à-dire que le champ est vide dans l'image), soit supprimer le champ de la facture.
- Si vous faites une modification, utilisez le bouton Extraire pour tester les résultats afin de vous assurer qu'ils correspondent à ce que vous attendez. En procédant ainsi, vous mettez à jour l'icône de statut du champ en donnant une indication visuelle de la pertinence de votre choix. Si vous prenez un candidat dans une longue liste et cliquez sur Extraire, par exemple, le programme limitera la liste aux éléments identiques (l'icône passera de à ). Vous pourriez ensuite créer une règle pour que l'occurrence soit exacte.
- Notez que vous aurez besoin de décider si chaque changement interviendra au niveau du profil de la facture XML (affecte toutes les factures associées au profil, y compris toutes les définitions rattachées) ou au niveau de la définition de la facture XML (affecte uniquement les factures associées à la définition).
Recommandations pour l'optimisation des factures
Cette rubrique donne la liste des étapes qui peuvent être suivies pour optimiser au mieux une définition de facture appartenant à l'une des normes supportées. Si cela est fait rigoureusement, vous n'aurez peut-être pas besoin de vérifier les factures appartenant à la définition de facture ou vous aurez peut être uniquement besoin de les approuver, selon le paramétrage de la tâche dans Kofax ReadSoft Invoices.
Étapes préalables
- Si vous avez plusieurs factures XML à optimiser, triez les d'abord par format XML, puis par fournisseur.
- Pour optimiser les résultats et pour les obtenir rapidement, assurez-vous que vous avez au moins trois exemples de factures XML pour chaque fournisseur que vous pouvez utiliser pour tester et paramétrer le système pour qu'il fonctionne avec les factures XML.
- Observez chaque exemple de facture XML pour chaque fournisseur (à utilisant IE par exemple) et essayez de trouver le fichier qui contient le plus de données.
- Exécutez ce fichier via Interpret.
Étapes permettant d'optimiser la facture ayant suivi les étapes préalables
-
Commencez par développer les champs Fournisseur de l'onglet Champs dans Mappeur XML. (Notez que le fournisseur n'apparaît pas en premier.)
- Si les données de référence ne sont pas utilisées, mappez tous les champs de fournisseur selon vos besoins. L'objectif étant d'obtenir l'image que vous souhaitez.
- Si les données de référence sont utilisées :
- Assurez-vous que les valeurs mappées correspondent à votre liste de fournisseurs.
- Souvenez-vous que le fournisseur doit avoir le même ID du groupe de sociétés que l'acheteur.
Remarques :
- Lorsque vous utilisez les données de référence, il s'agit des champs par défaut qui sont utilisés pour identifier la facture : SupplierNumber, Name1, Name2, Description, POBox, Street, StreetSupplement, PostalCode, BuyerAddressPostalCode, City, CountryCoded, CountryName, TelephoneNumber, FaxNumber, VATRegistrationNumber, TaxNumber1, TaxNumber2, CorporateGroupID.
- Les champs de la banque du fournisseur peuvent également servir pour l'identification.
- Basculez vers l'onglet XML dans le volet de gauche, sélectionnez le premier champ du fournisseur dans l'onglet Champs sur la droite, et vérifiez bien les champs de haut en bas :
- Le champ Nom est-il correct ? Il s'agit du champ le plus important à faire correspondre. Assurez-vous que la valeur est extraite du bon emplacement. Si les données de référence sont utilisées, assurez-vous que l'orthographe est identique.
- Le champ Numéro fournisseur est-il correct ? Il s'agit du second champ le plus important. Assurez-vous qu'il est extrait du bon emplacement et qu'il correspond aux données de référence si elles sont utilisées (en combinaison avec le nom du fournisseur).
- Si les données de référence sont utilisées et que le nom du fournisseur est unique, ce champ n'est techniquement pas nécessaire. Dans ce cas, vous pourriez désactiver l'extraction pour ce champ. Ensuite, ce champ ne sera pas visible dans l'image et la valeur proviendra des données de référence.
- Cliquez sur Enregistrer la définition XML lorsque ces deux champs sont corrects. Le nom correct du fournisseur doit être visible en haut de la fenêtre du Mappeur XML.
- Selon le déroulement de l'identification des factures dans Kofax ReadSoft Invoices lors de l'utilisation de données de référence, il convient d'extraire correctement des champs supplémentaires pour trouver un fournisseur unique. Par exemple, si plusieurs fournisseurs ont le même nom et numéro, le champ d'adresse peut déterminer la correspondance. Observez vos données de référence, vérifiez les paramètres définis dans les sections [BuyerIdentification] et [SupplierIdentification] de Eiglobal.ini, et consultez l'aide pour comprendre l'ordre par défaut des champs qui sont utilisés pour identifier le fournisseur. (Voir l'aide sur le fichier INI pour plus d'informations.)
- BuyerField1
- BuyerField2
- BuyerField3
- SupplierField1
- SupplierField2
- SupplierField3
- Lorsque les données de référence sont utilisées, seuls les champs qui leur sont rattachés sont techniquement nécessaires (seuls quelques champs Acheteur sont nécessaires, une occurrence unique peut être suffisante pour obtenir une correspondance exacte dans les données de référence). Les valeurs qui sont incluses dans la sortie proviennent en fait des données de référence et non du XML. Cela signifie que vous pouvez décider de la quantité de données supplémentaires du fournisseur et de l'acheteur que vous voulez afficher avec l'image de la facture. Aussi, après avoir vérifié et optimisé tous les champs qui peuvent être requis pour mapper les valeurs avec les données de référence, analysez les champs restants pour décider s'ils doivent être affichés et comment cet affichage sera effectué. Si vos factures XML pour un fournisseur spécifique sont conformes à la norme, il n'y a presque rien à saisir pour les champs Fournisseur, à l'exception du Nom et du Numéro fournisseur mentionnés précédemment.
- Ensuite, examinez les champs Acheteur en utilisant les étapes indiquées précédemment pour les champs fournisseur. (L'Acheteur est répertorié en premier dans l'onglet Champs du Mappeur XML.)
- Si vous n'avez qu'un seul acheteur dans le système, assurez-vous que les informations que vous souhaitez sont correctes.
- Vous souhaiterez probablement désactiver l'extraction pour les champs qui ne vous intéressent pas.
- Vérifiez les champs restants et s'il en reste ne suivez pas la norme, mais modifiez la façon dont ces champs sont trouvés.
- Si vous devez modifier l'acheteur et réinterpréter la facture XML, assurez-vous de supprimer la définition correspondante dans Kofax ReadSoft Invoices avant que la facture ne soit réinterprétée.
- VatRegistrationNumber n'est pas utilisé pour les factures XML (mais il est très important pour les factures papier).
- Vous pouvez modifier l'ordre de correspondance dans eiglobal.ini.
- Développez la section Champs de l'onglet Champs dans le Mappeur XML. La liste des champs qui y figure est en principe plus longue que celle qui se trouve normalement dans vos profils Kofax ReadSoft Invoices. Il pourrait être pertinent de supprimer les champs inutiles (par exemple SupplierAccountNumber3) de la mise en page dans Maintenance avant de commencer à tester les factures XML.
-
Si vous travaillez avec un profil XML personnalisé :
- Assurez-vous que le Numéro de commande correspondant à la facture est mappé correctement pour que Kofax ReadSoft Invoices puisse sélectionner un profil de facture GE ou PO.
- Renseignez le champ Crédit de facture. Ce champ est propre à Kofax ReadSoft Invoices. Il doit contenir la valeur 0 pour les factures ou 1 pour les notes de crédit.
- Examinez tous les champs qui sont inclus dans le fichier XML.
- Renseignez les champs (normaux)
- Définissez la mise en page en ajoutant ou supprimant des champs.
- Mappez les champs d'articles de ligne.
- Mappez les champs en pièce jointe.
Si, d'autre part, vous souhaitez que le champ reste visible, il pourrait être intéressant, sur le plan esthétique, de s'assurer que la valeur extraite est correcte, même si, d'un point de vue technique, il n'est pas nécessaire qu'elle corresponde aux données de référence.
Par exemple, dans eiglobal.ini :
Section [BuyerIdentification]
Section [SupplierIdentification]
Si vous avez plusieurs acheteurs (c'est-à-dire que le profil <SYSTEM> est spécifié dans les paramètres de tâche), assurez-vous que les valeurs mappées correspondent à votre liste d'acheteurs. Par défaut, les champs sont mappés dans l'ordre suivant : Nom1, Nom2, ComplémentNom1, ComplémentNom2.
Remarques :
Notez, toutefois, que les champs qui sont supprimés de cette façon seront supprimés de toutes vos factures XML et pas uniquement pour un fournisseur spécifique. Si vous voulez supprimer un champ pour un fournisseur spécifique, faites-le dans Optimize.