Qu'est-ce qu'une définition de facture ?
Kofax ReadSoft Invoices utilise les définitions de facture pour localiser et interpréter les champs de vos factures. Ceci est différent d'une définition de facture XML.
Une définition de facture est un modèle de facture provenant d'un expéditeur. Il contient des positions de champ et d'autres informations que Kofax ReadSoft Invoices peut utiliser pour faire correspondre une facture et son expéditeur.
Chaque profil de facture peut être associé à n'importe quelle définition de facture.
Création des définitions de facture
Le module Interpret crée une définition de facture lorsque :
- la facture d'un nouveau fournisseur entre dans le système.
- un nouveau type de facture provenant d'un fournisseur existant entre dans le système (c'est-à-dire avec un design différent, une mise en page différente).
C'est ce qu'on appelle l'apprentissage de facture. Pour apprendre une facture, Interpret compare cette facture avec le profil de facture et essaie de faire correspondre les champs de la facture avec ceux du profils.
Le module Interpret ne crée pas un définition de document lorsque :
- une facture du même type provenant d'un fournisseur existant entre dans le système.
Dans ce cas, une définition de facture existante est utilisée.
Normalement, une définition de document par fournisseur
Habituellement, une seule définition de facture est nécessaire pour chaque fournisseur. Exception : Un fournisseur peut néanmoins disposer de variantes.
Si les deux paramètres de la boîte de dialogue Stratégie de données maître sont sélectionnés, les nouveaux noms de fournisseur ne peuvent pas être créés par les utilisateurs Kofax ReadSoft Invoices. Mais vous pouvez créer une variante. Toutes les factures associées à cette définition de facture, et toutes leurs variantes, sont mappés aux mêmes informations de fournisseur.
Normalement, un expéditeur par définition de document
En règle générale, un seul fournisseur est associé à chaque définition de facture. Exception : Plusieurs fournisseurs peuvent partager une définition de facture si le fournisseur dispose de différentes adresses (emplacements), mais utilise le même design, la même mise en page dans chaque facture. La seule différence entre les factures des différents fournisseurs est l'adresse du fournisseur. Si l'emplacement est trouvé, Kofax ReadSoft Invoices trouve le bon fournisseur.
Utilisation des définitions de document
Lorsque Interpret traite une facture, il essaie d'identifier si la facture correspond à l'une des définitions de facture existantes. Si la facture correspond à une définition de facture, Interpret l'interprète en fonction de cette définition de facture.