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Conseils de recherche

La recherche répertorie les rubriques contenant les termes saisis. Si vous saisissez plusieurs termes, l'opérateur OU s'applique, ce qui répertorie les rubriques où au moins l'un des termes est présent.

La recherche utilise également un moteur flou pour répertorier les mots tronqués (tels que installation et installations). Les résultats s'affichent par ordre de pertinence, basé sur le nombre de termes recherchés présents par rubrique. Les résultats exacts sont mis en surbrillance.

Pour affiner la recherche, vous pouvez utiliser les opérateurs suivants :

Saisissez + devant les mots à inclure dans la recherche ou - devant les mots à exclure. (Exemple : utilisateur +raccourci -groupe répertorie raccourci et raccourci utilisateur, mais pas groupe ni groupe d'utilisateur.)
Utilisez * comme caractère générique pour les caractères manquants. Ce caractère générique peut être utilisé n'importe où dans un terme à rechercher. (Exemple : inst* répertorie installation et instructions.)
Saisissez title: au début de la phrase à rechercher pour ne répertorier que les titres de rubrique. (Exemple : title:configuration répertorie la rubrique intitulée "Modification de la configuration logicielle".)
Pour la recherche de plusieurs termes, vous pouvez définir la priorité des termes à rechercher. Ajoutez le caractère ^ à la fin du terme et un nombre positif indiquant son rang. Un nombre élevé signifie une plus grande priorité. (Exemple : groupe de raccourcis^10 accorde une priorité 10 fois supérieure à raccourcis par rapport à celle de groupe.)
Pour utiliser la recherche floue pour répertorier les termes mal orthographiés, ajoutez le caractère ~ à la fin du terme et un nombre positif indiquant le nombre de corrections à faire. (Exemple : port~1 répertorie fort, post ou porte, et toutes les autres instances où la correction d'un caractère produit un résultat.)

Notez qu'il est impossible d'utiliser les opérateurs comme termes à rechercher : + - * : ~ ^ ' "

Amélioration de l'identification des acheteurs

Vous pouvez améliorer l'identification des acheteurs (et donc l'interprétation des factures) de deux manières :

En ajoutant des champs pour identifier l'acheteur
En créant des variantes d'acheteurs dans les données de référence

En ajoutant des champs pour identifier l'acheteur

Les champs par défaut utilisés pour identifier un acheteur sont Name1, Name2, NameSupplement1, NameSupplement2 et VATRegistrationNumber. Vous pouvez ajouter d'autres champs à cette liste pour utiliser le paramètre BuyerExtraIdentifierFields dans Eiglobal.ini (voir l'aide du fichier INI pour plus d'informations). Vous devez utiliser ce paramètre lorsque vous savez que le ou les champs que vous ajoutez identifient de manière unique un acheteur.

Conseil Soyez vigilant si vous utilisez des champs comportant des valeurs numériques. Même si elles peuvent identifier des acheteurs, ces valeurs peuvent également se trouver dans d'autres champs dans les factures d'autres acheteurs. Par exemple, la valeur POBox peut être unique pour chaque acheteur, mais ces valeurs peuvent également se trouver dans des champs de montant. Un acheteur peut avoir le champ PO Box « 20 », mais « 20 » peut également figurer comme montants ou quantités dans d'autres factures. Dans ce cas, la valeur de POBox ne peut pas être considérée comme unique pour les factures de différents acheteurs.

Remarque Lorsque Kofax ReadSoft Invoices trouve plusieurs correspondances en fonction des champs name ci-dessus, il utilise les champs PObox, Street, StreetSupplement, PostalCode et City pour déterminer l'acheteur. Vous pouvez également utiliser n'importe lequel de ces champs dans BuyerExtraIdentifierFields lorsqu'ils identifient de manière unique un acheteur.

En créant des variantes d'acheteurs dans les données de référence

Vous pouvez améliorer l'identification des acheteurs en créant des variantes de l'entrée acheteur dans les données de référence. Comme le nom de l'acheteur n'est pas toujours imprimé et/ou orthographié de la même manière sur chaque facture, les entrées dans les données de référence pour couvrir ces variantes permettent à Kofax ReadSoft Invoices d'identifier l'acheteur.

Supposons l'acheteur Häckel und Weiss GmbH. L'entrée dans les données de référence peuvent être « Häckel und Weiss GmbH ». Cependant, les fournisseurs peuvent écrire ce nom différemment, par exemple « Häckel und Weiss », « Haeckel und Weiss GmbH », entre autres. Le nom peut également apparaître comme un nom d'entité utilisé en interne, tel que « Société 1234 ». Si vous ajoutez des variantes aux données de référence, l'acheteur est identifié plus aisément lors du traitement des factures qui contiennent ces différents noms.