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Optimiser des définitions ou des profils de facture XML

Si aucun de ces événements ne se produit sur une base régulière pour une partie de vos factures XML (il peut également y en avoir d'autres), vous devez les optimiser. Cela signifie que vous avez besoin d'optimiser leurs règles d'extraction dans la définition de facture XML ou dans le profil auquel les factures sont rattachées pour permettre leur traitement automatique :

Dans chaque cas où la procédure suivante permet d'optimiser l'extraction pour une facture XML, vous devez déterminer si la modification doit porter sur le profil de facture XML sous-jacent ou sur la définition de facture XML.

  • Les modifications apportées au niveau du profil de la facture XML affectent toutes les factures XML qui sont identifiées comme lui appartenant. Si un profil de facture XML contient plusieurs définitions de facture XML, la modification affecte toutes les factures qui lui sont rattachées.
  • Les modifications apportées au niveau de la définition de la facture XML affectent uniquement les factures lui appartenant.

Les factures finissent automatiquement dans Optimize si le fournisseur est nouveau dans le système ou si un fournisseur ou un acheteur valide ne peut pas être extrait de la facture. Elles peuvent également être envoyées à Optimize à partir de Verify. Certaines factures peuvent être envoyées automatiquement à Optimize tandis que les autres sont toujours envoyées à Optimize.

Pour optimiser des définitions ou des profils de facture XML

(voir également les recommandations pour l'optimisation des factures XML)

  1. Démarrer une session Optimize.
  2. Recherchez les factures XML dans la colonne Type de facture de la liste des définitions de facture.
  3. Dans la colonne Optimize, double-cliquez sur une facture XML dont l'état est 99. Notez le numéro ID de la définition de la facture. Il apparaît dans la colonne ID.

    Vous pouvez également accéder à la fonctionnalité Optimize à ce niveau en indiquant au système d'approuver automatiquement les factures XML correspondantes avec l'état Complet. Pour cela, faites un clic droit sur la facture dans le module Optimize et sélectionnez Ouvrir.

  4. Facultatif : Modifiez la source de la facture XML.
  5. Facultatif : Redirigez la facture vers un profil de facture XML différent vers la facture XML en cours d'optimisation.
  6. Mappez les éléments XML appropriés avec les champs correspondants dans la facture. Si des données de référence sont utilisées, consultez également la rubrique Points à considérer lors de l'optimisation de factures qui utilisent les données de référence.
  7. Au besoin, mappez les articles de ligne aux éléments/attributs XML appropriés.
  8. Créez des règles, si nécessaire, pour vous permettre de trouver les valeurs correctes dans le code XML.
  9. Déterminez si les modifications doivent s'appliquer à toutes les factures ou uniquement à celles de la définition de facture XML en cours. Cliquez sur Enregistrer la définition XML pour n'enregistrer les modifications que pour la Définition de facture XML actuelle (c'est-à-dire le fournisseur actuel). Cliquez sur Enregistrer le profil XML si vous souhaitez que la règle s'applique à toutes les factures XML qui correspondent au profil de facture XML quelle que soit la définition de facture XML.

    Lorsque vous cliquez sur Enregistrer le profil XML, vous êtes invité à confirmer si vous voulez enregistrer les modifications dans le profil, au cas où vous auriez cliqué sur le bouton par inadvertance.

  10. Fermez la boîte de dialogue lorsque vous avez terminé. Une boîte de dialogue s'affiche pour vous demander si vous avez terminé l'optimisation de la définition ou du profil de la facture XML (en l'absence d'enregistrement d'une définition). Sélectionnez Oui (si vous sélectionnez Non, la définition ou le profil de facture XML conserve le statut 99 dans Optimize et vous pouvez le ou la réouvrir pour continuer à l'utiliser).
    Si vous utilisez les données de référence, le système vous demande de le confirmer.

Toutes les factures qui appartiennent à la définition ou au profil de facture et qui ont le statut Numérisé seront réinterprétées avec la définition/le profil de facture XML actualisé.

Le flux de factures XML dans Optimize

(cliquez ici pour ouvrir une illustration de l'organigramme dans une fenêtre distincte)

Optimize peut recevoir des factures XML venant de Verify ou d'Interpret (sauf si les factures provenant de fournisseurs inconnus sont automatiquement empêchées d'aller dans Optimize).

Lorsque vous ouvrez une définition ou un profil de facture XML dans Optimize, il s'affiche dans le Mappeur XML. C'est à ce niveau que vous mappez les champs de factures avec les éléments XML correspondants. Lorsque vous fermez la boîte de dialogue, un message vous demande si vous avez terminé. Vous avez les options suivantes :

  • Oui

    Si vous sélectionnez cette option :

    • Le nom de la définition de la facture, son numéro et sa description sont mises à jour (cette option ne s'applique pas si aucune définition n'a été enregistrée, c'est-à-dire s'il y a un seul profil actuellement présent).
    • La dialogue et la définition de facture se referment.
    • L'état Optimize est mis sur 0.
    • Vous passez à la définition ou au profil de facture XML suivant qui doit être optimisé.

    La définition ou le profil de facture XML peuvent désormais être utilisés en production.

  • Non

    Si vous sélectionnez cette option :

    • La boîte de dialogue et la définition/le profil de facture se referment.
    • L'état Optimize reste inchangé.

    Vous devez double-cliquer à nouveau sur la définition ou sur le profil de facture XML pour ouvrir le Mappeur XML et continuer à l'utiliser.

  • Annuler
    La boîte de dialogue se referme et vous revenez à la définition de la facture dans le Mappeur XML.