Lorsque vous vérifiez ou optimisez une facture, le fournisseur et le numéro et la description du fournisseur Désignation (de fournisseur) apparaissent dans leur zone respective.

Si le numéro et la description du fournisseur ne sont pas affichés et que vous ne pouvez pas changer le fournisseur, consultez les autres instructions. Autrement, utilisez l'une des procédures ci-dessous lorsque le fournisseur est incorrect :

• Si un registre des fournisseurs est utilisé et que Kofax ReadSoft Invoices ne sait pas, pour une quelconque raison, si le fournisseur est correct (plusieurs fournisseurs correspondant à la facture, ou première occurrence d'un fournisseur dans le système, par exemple), un triangle jaune apparaît à côté de la zone. Lorsque vous cliquez sur la zone, tous les candidats correspondants sont listés dans le volet directement sous la zone Fournisseur. En outre, les informations complètes du fournisseur sélectionné se trouve dans le volet du bas dans la fenêtre. Vérifiez les informations du fournisseur dans l'image de facture et sélectionnez les informations correctes dans la liste, puis appuyez sur Entrée.
• Si un fournisseur ne figure pas dans la liste de la zone Fournisseur (ou vous voulez effectuer une vérification par rapport à tous les fournisseurs qui appartiennent à l'acheteur sélectionné), tapez simplement les caractères appropriés dans la zone.
  • Si vous utilisez un registre des fournisseurs, la liste de tous les fournisseurs correspondants aux caractères que vous avez saisis (dans n'importe laquelle des colonnes visibles) s'affiche. Configuration des colonnes d'informations de fournisseur affichées dans Verify.
  • Si la facture est comparée aux définitions de facture, les noms de toutes les définitions qui correspondent aux caractères entrés s'affichent.
• Si le fournisseur existe déjà, vous pouvez sélectionner fournisseur dans la liste et appuyer sur Entrée. Si le programme trouve plusieurs variantes du fournisseur dans le système, la boîte de dialogue Sélection de la mise en page affiche la liste de ces variantes et vous demande de sélectionner la variante correcte. Lorsque vous effectuez votre sélection et cliquez sur OK, Kofax ReadSoft Invoices demande si vous voulez réinterpréter la facture en fonction de ce fournisseur.
  • Si vous cliquez sur Oui, la facture est réinterprétée en fonction de la définition de facture du fournisseur sélectionné.
  • Si vous cliquez sur Non, la facture est connecté uniquement à la définition de facture.

Dans les deux cas, les modifications que vous apportez à la facture affectent la définition de facture.

• S'il s'agit d'une nouvelle facture d'un nouveau fournisseur, une nouvelle définition de facture est créée depuis cette facture et enregistrée avec le nom que vous avez entré dans la zone Fournisseur. Si des données de référence sont utilisées dans ce cas, vous pouvez taper <Nouveau fournisseur> ou cliquer sur le bouton Nouveau fournisseur dans le bas de la fenêtre.
• Si la facture provient d'un fournisseur occasionnel, vous pouvez taper <Fournisseur occasionnel> dans la zone Fournisseur ou cliquer sur le bouton Fournisseur dans le bas de la fenêtre.

Important

Si vous changez le fournisseur dans Verify, vous devez sélectionner l'option Réinterpréter pour que la facture soir réinterprétée par rapport à la définition de facture du nouveau fournisseur.

• Si vous utilisez une tâche Verify, sélectionnez ce paramètre dans les paramètres Contrôle.
• Si vous utilisez une boîte de réception, sélectionnez ce paramètre dans la boîte de dialogue Éditer le dossier Boîte de réception.