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Conseils de recherche

La recherche répertorie les rubriques contenant les termes saisis. Si vous saisissez plusieurs termes, l'opérateur OU s'applique, ce qui répertorie les rubriques où au moins l'un des termes est présent.

La recherche utilise également un moteur flou pour répertorier les mots tronqués (tels que installation et installations). Les résultats s'affichent par ordre de pertinence, basé sur le nombre de termes recherchés présents par rubrique. Les résultats exacts sont mis en surbrillance.

Pour affiner la recherche, vous pouvez utiliser les opérateurs suivants :

Saisissez + devant les mots à inclure dans la recherche ou - devant les mots à exclure. (Exemple : utilisateur +raccourci -groupe répertorie raccourci et raccourci utilisateur, mais pas groupe ni groupe d'utilisateur.)
Utilisez * comme caractère générique pour les caractères manquants. Ce caractère générique peut être utilisé n'importe où dans un terme à rechercher. (Exemple : inst* répertorie installation et instructions.)
Saisissez title: au début de la phrase à rechercher pour ne répertorier que les titres de rubrique. (Exemple : title:configuration répertorie la rubrique intitulée "Modification de la configuration logicielle".)
Pour la recherche de plusieurs termes, vous pouvez définir la priorité des termes à rechercher. Ajoutez le caractère ^ à la fin du terme et un nombre positif indiquant son rang. Un nombre élevé signifie une plus grande priorité. (Exemple : groupe de raccourcis^10 accorde une priorité 10 fois supérieure à raccourcis par rapport à celle de groupe.)
Pour utiliser la recherche floue pour répertorier les termes mal orthographiés, ajoutez le caractère ~ à la fin du terme et un nombre positif indiquant le nombre de corrections à faire. (Exemple : port~1 répertorie fort, post ou porte, et toutes les autres instances où la correction d'un caractère produit un résultat.)

Notez qu'il est impossible d'utiliser les opérateurs comme termes à rechercher : + - * : ~ ^ ' "

Interpréter des factures XML

Lorsque la tâche commence, Kofax ReadSoft Invoices vérifie d'abord la base de données pour vérifier si les définitions de facture XML ont été optimisées. Les factures associées à celles-ci sont d'abord réinterprétées.

Dès que Collector reçoit et interprète les factures XML, ces factures sont prêtes à être interprétées. L'interprétation des factures XML consiste à :

Importer les données de la facture.
À proprement parler, l'interprétation des données de facture (que ce soit des factures papier ou image) n'existe pas en ce qui concerne les factures XML. Le module Interpret importe les données directement dans la base de données. Toutefois, vous devez quand même exécuter une tâche Interpret avec les paramètres appropriés. Voir « Configuration de la tâche Interpret pour traiter les factures XML » dans l'aide de Collector pour plus d'informations.
Trier la facture.
Le module Interpret utilise la même méthode de tri des factures qu'avec les autres factures.
Classement de facture.
Lorsque les factures XML sont reçues par e-mail, vous devez utiliser le <SYSTEM> profil de facture pour distinguer les frais généraux (GE) des facture de bon de commande (PO). (Cela s'applique à toutes les factures, et pas seulement aux factures XML.)

Conseil Exécutez Interpret comme un service Windows pour traiter les factures XML automatiquement.

Les factures sont converties au format SMXL pour que Kofax ReadSoft Invoices puisse les identifier et pour qu'une image PDF soit créée. Une fois une facture XML interprétée, le fichier d'origine, avec la version SXML et le fichier PDF, est déplacé par défaut vers le dossier spécifié dans la tâche Collector. Ce qui se passe ensuite dépend de la présence ou non du fournisseur dans les bases de données Collector et Kofax ReadSoft Invoices.

Le flux des factures XML dans Interpret avec Collector

(Voir une illustration de l'organigramme.)

Lorsque la tâche Interpret démarre, elle vérifie la base de données Kofax ReadSoft Invoices et recherche les factures dont les définitions ont été optimisées. Celles qui sont prioritaires sont réinterprétées en premier. Voir 1 dans l'organigramme.

Dans la mesure du possible, Collector commence ensuite par extraire les nouvelles factures XML (voir 2 dans l'organigramme). Le nombre de fichiers traités dépend du format et du fait que le fournisseur soit connu ou non (voir 3 dans l'organigramme).

Les fichiers qui n'ont pas un format XML pris en charge sont automatiquement envoyés vers Optimize, où la définition de facture peut être optimisée et enregistrée.
Fournisseurs connus
Si le fournisseur est connu (c'est-à-dire qu'il correspond à un fournisseur présent dans la base de données Collector et qu'il se trouve dans les données de référence de Kofax ReadSoft Invoices, le cas échéant), il est interprété et envoyé dans Verify. Le fichier original, la version SXML et le PDF correspondant sont enregistrés dans le dossier spécifié dans cette tâche.
- S'il est jugé correct, il peut être approuvé et envoyé dans Transfer.
- S'il n'est pas jugé correct, il peut être enregistré dans Optimize pour être optimisé.
Toutefois, si le fournisseur est connu dans Collector, mais qu'il est introuvable dans les données de référence de Kofax ReadSoft Invoices, la facture est marquée comme étant non identifiée et doit être fixée et réinterprétée.
Fournisseurs inconnus
Si le fournisseur est inconnu dans Collector, la définition de facture est automatiquement envoyée dans Optimize. L'état 99 lui est attribué pour permettre de l'identifier facilement lorsque la définition de facture est optimisée. Toutefois, les factures provenant de fournisseurs inconnus peuvent apparaître quand même dans Verify (autrement dit, elles ne sont pas automatiquement envoyées à Optimize) si vous le souhaitez.
Toutes les factures associées à la définition de facture sont bloquées dans la tâche et reçoivent le statut Numérisé. Elles sont réinterprétées après optimisation de la définition de facture.
La définition de facture est optimisée et toutes les factures qui lui sont associées sont réinterprétées.