Identification automatique des factures en double lors du traitement
Vous pouvez utiliser jusqu'à quatre champs de facture pour identifier les factures en double dans Interpret en fonction des informations correspondantes en cours dans la base de données des factures déjà traitées. Les factures identifiées de cette manière sont placées dans le dossier Dupliqués de la boîte de réception dans Verify. Cette opération comprend deux étapes :
- Définir les champs utilisés pour identifier les factures en double
- Créer un dossier pour les factures dans la boîte de réception
Définir les champs utilisés pour identifier les factures en double
Remarques :
- Dans Manager, cliquez sur , puis sur Configurer les factures dupliquées.
- Dans la boîte de dialogue Configurer les champs pour les factures dupliquées, définissez jusqu'à quatre champs en utilisant les modificateurs ET ou OU pour modifier les factures. Notez que la propriété des champs fonctionne du haut vers le bas dans la boîte de dialogue et que si Aucun est défini pour un champ, le champ et les champs suivants sont ignorés lors de l'identification des factures dupliquées.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
- Remarques :
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- Lorsque les données du journal de traitement sont supprimées de la base de données en utilisant un plan de maintenance ou en nettoyant la base de données, il n'existe plus de données de facture à comparer en utilisant cette fonctionnalité jusqu'à ce que de nouvelles factures soient traitées.
- Vous pouvez limiter les champs pouvant être sélectionnés dans les listes déroulantes en ne listant que les champs désirés dans la section [DuplicateIdentifier] du fichier Eiglobal.ini (voir l'aide du fichier INI pour plus d'informations).
Créer un dossier pour les factures dans la boîte de réception
Pour afficher les factures dupliquées identifiées pour les utilisateurs dans la boîte de réception dans un dossier spécifique, procédez comme suit :
- Afin de créer ou modifier la boîte de réception, dans la boîte de dialogue Configuration de la boîte de réception, cliquez sur Modifier les dossiers.
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Dans la boîte de dialogue Éditer le dossier Boîte de réception, cliquez sur
pour créer le nœud racine nommé Dupliqués dans la hiérarchie de sélection.
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Selon votre situation, vous pouvez cliquer sur
une fois pour créer un nœud enfant pour toutes les factures, ou vous pouvez l'utiliser plusieurs fois pour créer un nœud enfant pour chaque profil de facture, par exemple.
- Cliquez sur le nœud enfant pour le sélectionner, puis cliquez sur Appliquer le critère de sélection à ce dossier/groupe à droite de l'écran pour afficher les critères qui peuvent être spécifiés pour le dossier. L'étape précédente et toutes les étapes suivantes devront être réalisées pour chaque nœud enfant créé.
- Dans l'onglet Profils de facture, cliquez sur le ou les profils de facture dont vous voulez placer les factures en double dans le nœud enfant.
- Dans l'onglet États, cliquez sur Dupliqué pour sélectionner cet état et supprimer la sélection des autres états, le cas échéant.
- Facultatif : d'autres critères peuvent être définis si vous voulez appliquer ces nœuds enfants aux factures en double des acheteurs, des files d'attente ou des variables définies par l'utilisateur. Cependant, notez que tous les critères définis doivent être respectés pour que les factures soient placés dans le dossier de boîte de réception correspondant.
- Cliquez sur OK.
- Si vous voulez que ces dossiers ne soient visibles que pour certains utilisateurs, vous pouvez créer des rôles d'autorisation utilisateur prévus à cet effet et les associer aux utilisateurs souhaités. Notez que si un utilisateur que vous sélectionnez n'est pas autorisé à afficher un profil de facture sélectionné pour le rôle, il ne voit pas les factures en double pour ce profil de facture dans le dossier dans Verify lors du traitement.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Comment cela fonctionne t-il
Lorsque l'identification des factures est configurée comme indiqué ci-dessus ; Kofax ReadSoft Invoices vérifie les champs définis dans Interpret et les compare aux informations de facture en double dans la base de données. Si des factures potentielles avec des champs correspondants sont trouvées, elles reçoivent l'état Dupliqué et passent dans le dossier Dupliqués correspondant de la boîte de réception dans Verify, en fonction de la manière dont celui-ci a été configuré.
Seules les factures dont tous les champs ont l'état Complet peuvent être de potentielles factures en double. En outre, si un champ d'une facture a plusieurs valeurs proposées, la facture n'est pas considérée correspondre à une facture en double, même si le champ reçoit statut Complet.
Si les valeurs des champs sont modifiés dans Verify pour une facture utilisée pour identifier les factures, les valeurs modifiées sont utilisées pour identifier les factures suivantes en double dans Interpret. Cependant, si une facture a été identifiée comme facture en double en utilisant les valeurs d'origine, l'état Dupliqué est conservé sans tenir compte des valeurs modifiées.