Empêcher les factures XML de passer automatiquement dans Optimize
Les factures XML des nouveaux fournisseurs dans le système et celles qui proviennent des normes prises en charge doivent être optimisées pour que le système puisse apprendre les détails du fournisseur et traiter automatiquement les factures XML suivantes.
- Ouvrez une description de tâche Kofax ReadSoft Invoices qui est utilisée pour traiter les factures XML.
- Sélectionnez Interpret > Source et cliquez sur Configuration. La boîte de dialogue de configuration de la tâche Collector s'ouvre.
- Dans l'onglet XML, veillez à ce que Utiliser la fonctionnalité XML intelligent sur les fichiers XML soit sélectionné.
- Sélectionnez Ne pas envoyer automatiquement des factures vers Optimize si le nom du fournisseur ne peut être extrait/identifié.
- Cliquez sur OK.
Les définitions de factures XML sont en principe optimisées en connexion avec la première facture XML qui est reçue d'un fournisseur. Ces factures ne sont pas affichées dans Verify tant que cela n'est pas fait.
Pour pouvoir visualiser ces factures dans Verify avant leur envoi à Optimize, vous pouvez empêcher Collector d'envoyer automatiquement les factures XML des nouveaux fournisseurs à Optimize. La procédure est décrite ci-dessous.
Toutefois, notez que ce n'est pas recommandé. De toute façon, vous ne pouvez pas les approuver dans Verify, car le fournisseur / l'acheteur ne peut pas y être ajusté pour les factures XML. Vous devrez les envoyer manuellement à Optimize depuis Verify en utilisant Facture > Enregistrer pour Optimize afin de pouvoir continuer le traitement.
Si vous avez peur de manquer les factures qui ne s'affichent pas dans Verify, vous avez d'autres possibilités de modifier votre système/processus pour rendre ces factures visibles :
- Vérifiez régulièrement dans le module Manager les définitions de facture XML dont l'état est 99 ayant des factures dans le système.
- Vérifiez régulièrement dans Optimize (une fois par jour/semaine, par exemple) les définitions des factures XML ayant l'état 99 ou un état personnalisé qui aurait été défini pour elles.
- Configurez une boîte de réception dans Verify pour collecter les factures qui restent coincées dans le système.
Pour empêcher les factures XML de passer automatiquement dans Optimize lorsqu'elles viennent de nouveaux fournisseurs :
Les factures XML qui sont toujours envoyées automatiquement à Optimize
Les factures XML réunissant ces conditions sont automatiquement envoyées à Optimize, quels que soient les paramètres définis dans la tâche Collector :
- Si le nom de l'acheteur ne peut pas être extrait ou est vide.
- Si la facture n'est pas conforme aux normes de factures XML standard prises en charge.
- Si le champ de fournisseur est vide ou que les informations sont manquantes dans le XML, Kofax ReadSoft Invoices crée une définition de facture avec le nom du fournisseur vide. Si vous sélectionnez Ne pas envoyer automatiquement des factures vers Optimize si le nom du fournisseur ne peut être extrait/identifié. (voir ci-dessus), la même chose se produit et les factures reçoivent l'état Non identifié dans Kofax ReadSoft Invoices. Les factures apparaissent dans Verify, et vous pourrez les approuver. Toutefois, cela n'est pas recommandé car il n'y a aucun moyen de savoir si les valeurs correctes ont été extraites. Au lieu de cela, envoyez-les d'abord à Optimize.
- Si la définition XML pour la facture a déjà été envoyée à Optimize (elle est déjà marquée avec MarkedForOptimize). La facture n'est pas préenregistrée jusqu'à ce que la définition de facture ait été optimisée.
- Si <SYSTEM> est le seul profil de facture auquel la facture peut correspondre.