Quelles sont les définitions de documents qui doivent être optimisées ?
En règles générale : Optimize les définitions de de factures associées aux fournisseurs importants.
Les fournisseurs « importants » dans votre système dépendent de plusieurs facteurs. Voici une méthode pour sélectionner les définitions de factures à optimiser :
- Dans la boîte de dialogue Définitions de factures, tirez les définitions de factures en fonction de la colonne Temps total.
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Sélectionnez les définitions de factures qui représentent un grand nombre de factures traitées pour votre entreprise. Par exemple, sélectionnez chaque définition de facture qui a été utilisée au moins 75 fois.
Conseil Les fournisseurs établis le plus récemment peuvent avoir envoyé, par exemple, 25 factures en deux mois. Par conséquent, affinez votre liste pour inclure les fournisseurs qui ont en moyenne 10 factures par mois.
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« Important » fait référence au temps total que les opérateurs Verify passent sur ces factures. Par conséquent, désélectionnez les fournisseurs qui ne sont pas aussi importants en fonction de ce critère.
Vous pouvez également sélectionner les fournisseurs sur lesquels les opérateurs Verify passent le plus de temps. ReadSoft Reporter peuvent être utilisées pour collecter ces statistiques si elles ne sont pas déjà connues.
- Désélectionnez les fournisseurs qui ne sont plus actifs.
Incluez les fournisseurs qui représentent au moins 75 % de toutes les factures entrantes, ou les fournisseurs qui prennent le plus de temps dans le processus Verify.
Faits importants
- Un grands nombre de définitions de factures optimisées peuvent affecter plus l'efficacité de Kofax ReadSoft Invoices que si les définitions de factures n'avaient pas du tout été optimisées.
- Les petites améliorations apportées aux définitions de factures fréquemment utilisées peuvent accélérer la vérifications.
- Il convient de prendre l'habitude de modifier uniquement les paramètres de définition de facture les plus évidents, car :
- Les actions des opérateurs Verify peuvent mettre à jour et remplacer automatiquement les paramètres de définition de facture que vous avez définis manuellement dans Optimize.
- L'ajustement manuel extrême des définitions de factures peut fournir de bonnes performances pour les conditions actuelles (modèle de scanner/condition/paramètres, condition de base de données, version deKofax ReadSoft Invoices, etc.), mais il n'est pas certain que les performances resteront constantes lorsque l'une de ces conditions changent.
L'objectif est d'atteindre les améliorations d'interprétation maximales avec le minimum de travail de la part d'Optimize.
Recommandé : Créez un plan de maintenance qui supprime automatiquement les définitions de facture indésirables à des intervalles réguliers.