Les données de référence s'intègrent Kofax ReadSoft Invoices aux informations de fournisseur et d'acheteur d'un système financier pour offrir de plus grandes possibilités de classification et d'identification. Pour utiliser les données de référence, vous devez importer les données de référence et spécifier que les données de référence doivent être utilisées.

Pour plus d'informations sur les champs qui sont autorisés dans les données de référence et sur leur spécification d'importation, cliquez ici.

Vous disposez de trois principales options pour utiliser les données de référence en combinaison avec les définitions dans Kofax ReadSoft Invoices :

• Seules les données de référence (conseillé si les données de référence sont disponibles)

  Les noms de définition de facture proviennent du registre des fournisseurs créé par l'importation des données de référence. Lorsque Kofax ReadSoft Invoices détecte une facture d'un fournisseur la première fois, il recherche les données de fournisseur dans la facture et les compare à la base de données des fournisseurs. S'il existe une correspondance, la définition de la facture reçoit le nom et l'ID du fournisseur correspondant. Lorsque vous approuvez la facture en utilisant Verify, la définition est créée par Kofax ReadSoft Invoices.

  Si une facture inconnue apparaît dans Verify, vous pouvez uniquement sélectionner les fournisseurs dans le registre des fournisseurs. De même, si une définition de facture apparaît dans Optimize, vous pouvez uniquement sélectionner les fournisseurs dans le registre des fournisseurs.

  Si un même fournisseur dispose de plusieurs présentations de facture, vous pouvez créer dans Verify ou Optimize une définition pour chaque présentation. (La description du fournisseur doit être légèrement différente.) Les définitions sont liées au même enregistrement de fournisseur et ont le même ID.

  Le scénario simplifie la création de définitions car une saisie de données manuelle minimale est nécessaire pour les nommer.

  Dans ce cas, sélectionnez les deux options de la boîte de dialogue Stratégie de données maître.

• Pas de données de référence (la seule option si les données de référence ne sont pas disponibles)

  Vous créez les noms et ID de fournisseur manuellement. Ces éléments deviennent la base d'une présentation de l'expéditeur. Si un même fournisseur dispose de plusieurs présentations de facture, une définition est créée pour chaque présentation. Le nom ou la description du fournisseur doivent être légèrement différents. Dans le module Optimize, vous devez ensuite spécifier les champs d'identificateur unique appropriés qui serviront à identifier la définition.

  Dans le module Verify, vous pouvez, bien entendu, créer d'autres définitions en saisissant de nouveaux noms. Toutefois, vous ne pouvez pas spécifier les identificateurs ; ces derniers sont uniquement définissables dans le module Optimize.

  Ce scénario convient lorsque les données de référence ne sont pas disponibles ou que les données de fournisseur sont capturées comme des champs normaux dans la facture et envoyées au système cible, où l'identité du fournisseur est déterminée.

  Dans ce scénario, ne sélectionnez aucune des options de la boîte de dialogue Stratégie de données maître.

• Données de référence et noms de définitions créés manuellement (déconseillé)

  Ce scénario est similaire au premier scénario, sauf que dans Optimize et Verify, vous ne pouvez pas également entrer de nouveaux noms de fournisseur. Ces noms ne sont pas ajoutés aux données de référence, mais sont uniquement présents dans la liste des noms de définitions.

  Cela implique que vous pouvez choisir le nom du fournisseur dans la liste des fournisseurs des données de référence, ou dans la liste des définitions, ou en créer un.

  Ce scénario n'est pas nécessairement adapté à tous les processus. La distinction entre un fournisseur et une définition peut devenir floue, alors que la sortie vers le système cible repose sur une stratégie claire de désignation des définitions et de fourniture d'ID uniques.

  Dans la mesure du possible, évitez d'utiliser ce scénario.

  Dans ce scénario, ne sélectionnez que la première option de la boîte de dialogue Stratégie de données maître.