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Exceptions de champ : Exemples

Voici des exemples qui montrent comment résoudre les problèmes courants en créant des exceptions de champ.

Le scénario

L'acheteur 1 et l'acheteur 2 sont deux centres de service différents appartenant à la même organisation. Le fournisseur X est utilisé pour les deux. Le format des numéros de bon de commande émis par l'acheteur 1 est différent de celui de l'acheteur 2 :

Acheteur 1 : 123456 (six chiffres)

Acheteur 2 : Ach2-1234 (« Ach2- » est toujours utilisé comme préfixe suivi de quatre chiffres)

  1. Capturez les numéros de bon de commande (InvoiceOrderNumber) en utilisant la spécification de format : X(6-9). Cela couvre les deux formats de bon de commande ci-dessus.

    Problème 1 : La spécification de format est générale, de sorte qu'elle accepte deux formats différents. Par conséquent, d'autres valeurs sur les factures correspondent parfois également à ce format et sont interprétées à tort comme le numéro de commande. Cela génère plus de travail pour les opérateurs Verify.

  2. Capturez deux numéros de compte bancaire : SupplierAccountNumber1 et SupplierAccountNumber2.

    Ces numéros de commande sont ensuite indiqués sur les factures.

    De plus, le fournisseur X a deux comptes bancaires et imprime les deux numéros de compte sur toutes les factures. Toutefois, l'acheteur 1 a besoin du premier numéro de compte bancaire, mais pas du second.

    Le profil de facture actuel utilisé pour traiter les factures du fournisseur X est configuré pour :

    Problème 2 : Cela crée un travail inutile pour l'acheteur 1, qui n'a pas besoin de saisir et de traiter ce numéro.

Solution au problème 1 : Différencier les deux numéros de commande

Le résultat : Lorsque vous exécutez le profil de facture pour l'acheteur X, Kofax ReadSoft Invoices est plus même de trouver et d'interpréter les numéros de bon de commande. Cela réduit le travail de l'opérateur Verify.

  1. Remplacez la spécification de format dans le profil de facture pour InvoiceOrderNumber par N(6). Cela signifie que le numéro de commande contient exactement six numéros.
  2. Créez une spécification de champ pour gérer les numéros de bon de commande de l'acheteur 2. Utilisez ces paramètres :
    1. Type de champ – InvoiceOrderNumber
    2. Spécification de format – X(9)
    3. Préfixe – Ach2-
  3. Créez une règle de champ pour appliquer la spécification de champ ci-dessus à l'acheteur 2. Utilisez ces paramètres :
    1. Acheteur – Transférez l'acheteur 2 de la listeDisponibles vers la liste Sélectionnés.
    2. Type de facture – BC
    3. Spécifications de champ – Cochez la spécification de champ nouvellement créée.

Solution au problème 2 : Ignorer le deuxième numéro de compte bancaire de l'acheteur 1

Le résultat : Lorsque vous exécutez le profil de facture de l'acheteur X, Kofax ReadSoft Invoices capture le second numéro de compte bancaire de l'acheteur 2, mais pas celui de l'acheteur 1. Le champ ne s'affiche pas dans Verify.

  1. Laissez le profil de facture tel quel pour capturer et traiter deux numéros de compte bancaires.
  2. Créez une spécification de champ pour ignorer le second numéro de compte bancaire pour l'acheteur 1. Utilisez ces paramètres :
    1. Type de champ – SupplierAccountNumber2
    2. Activation – Inactif
  3. Créez une règle de champ pour appliquer la spécification de champ ci-dessus à l'acheteur 1. Utilisez ces paramètres :
    1. Acheteur – Transférez l'acheteur 1 de la liste Disponibles vers la liste Sélectionnés.
    2. Type de facture – BC
    3. Spécifications de champ – Cochez la nouvelle spécification de champ.