Approuver automatiquement les factures avec le statut Complet
Les factures qui reçoivent le statut Complet dans Interpret peuvent être approuvées et envoyées automatiquement vers Transfer. Ceci peut s'effectuer de deux façons :
- Spécifiez manuellement l'approbation automatique pour la définition des factures dans Optimize.
- Faites en sorte que Verify propose automatiquement l'approbation automatique lorsqu'un nombre spécifié de factures appartenant à un seul fournisseur reçoit l'état Complet dans Interpret.
Notez également que si l'indicateur DisableAutoApproveCounterWarning est activé dans la section [Options] de eiglobal.ini, le compteur ne sera pas précis et, par conséquent, cette fonctionnalité peut ne pas fonctionner correctement.
Spécifier manuellement dans Optimize que les factures avec l'état Complet sont automatiquement approuvées et envoyées à Transfer
Procédez comme suit pour régler manuellement l'approbation automatique des factures qui reçoivent l'état Complet :
- Ouvrez la définition de facture dans Optimize et cliquez sur Paramètres.
- Cliquez sur Document dans le volet de navigation, sélectionnez Approuver automatiquement les factures avec le statut Complet , puis cliquez sur OK.
Spécifier le nombre de factures consécutives qui doivent recevoir l'état Complet avant que l'approbation automatique soit suggérée dans Verify
Utilisez la procédure suivante pour que Verify propose automatiquement si l'approbation automatique de la facture peut être appropriée. Cela s'applique ensuite à toutes les définitions de facture qui appartiennent au profil de facture qui a été spécifié :
- Dans Manager, créez un nouveau profil de facture ou ouvrez un profil existant pour lequel vous souhaitez que Verify propose automatiquement des suggestions quand l'approbation automatique est appropriée.
- Dans le volet de navigation de la boîte de dialogue, cliquez sur Facture et spécifiez un nombre approprié pour X sous Approuver automatiquement quand X factures consécutives reçoivent l'état Complet. Notez que ce nombre doit être suffisamment élevé pour être certain que ces factures seront traitées correctement.
- Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue, puis faites un clic droit sur le profil de facture et sélectionnez Fermer.
Lorsque le nombre de factures consécutives spécifiées à l'étape deux reçoivent l'état Complet dans Interpret, l'utilisateur de Verify est invité avec trois options à déterminer si les factures suivantes de cette définition de facture seront automatiquement approuvées et envoyées à Transfer.
- Oui : les factures suivantes seront approuvées automatiquement et envoyées à Transfer sans apparaître dans Verify. Cette boîte de dialogue ne sera plus affichée. Toutefois, les factures supplémentaires pour la même définition de facture qui reçoivent l'état Complet dans Interpret, avant que l'utilisateur sélectionne cette option, s'afficheront toujours dans Verify.
- Non : les factures suivantes ne seront pas approuvées automatiquement. Cette boîte de dialogue ne sera plus affichée.
- Annuler : les factures suivantes ne seront pas approuvées automatiquement. La boîte de dialogue s'affiche à nouveau si la facture suivante reçoit l'état Complet dans Interpret. Si la facture suivante ne reçoit pas l'état Complet dans ce cas, le compteur est remis à zéro et la boîte de dialogue s'affiche à nouveau lorsqu'un nombre X de factures supplémentaires reçoit l'état Complet.
Comment savoir quelles factures avec l'état Complet ont été approuvées automatiquement
Il existe trois façons de voir si l'approbation a été activée automatiquement pour une définition de facture :
- Dans Optimize, Oui se trouve dans la colonne Approuver automatiquement des statistiques concernant les définitions de facture.
- Dans Manager, Approuvé automatiquement est affiché pour les factures situées dans la colonne Automatique de la boîte de dialogue Factures. Notez que si cette colonne affiche Automatiquement terminé pour une facture, ce paramètre peut être utilisé pour la définition de facture correspondante.
- Dans Manager, Approuvé automatiquement est affiché pour les factures dans la colonne Automatique du journal de traitement.