程式讓您從 Microsoft Outlook 中的郵件附件建立 PDF 檔案。
使用 [從附件建立 PDF] 工具 (位於主視窗和開啟郵件視窗中的 Kofax 功能區中) 開始建立。僅在目前選取的訊息包含附件時,此工具才可使用。
此命令在目前現用訊息內的附件上執行。會為每個附件建立一個 PDF 檔案;每個 PDF 名稱是採用附件檔案名稱。您可以為產生的 PDF 檔案指定單一目標位置。如果附件是 PDF 檔案,則不用處理會直接儲存至目標位置。如果附件是混合的檔案類型,會直接儲存 PDF 檔案,而其他檔案則是轉換為 PDF。
如果無法轉換,會警告您。影像檔 (bmp、jpg、png、tif 等)、xps、ps 以及 eps 檔案會直接處理。其他文件 (如 Word 檔案) 則是列印至 PDF Create。這表示您的系統上必須有與檔案類型相關聯的原生應用程式。
第一次使用時,預設儲存位置是 [我的文件]\PDF Favorites\Outlook Archive。使用 [檔案附件清單] 對話方塊中的 [瀏覽] 按鈕可以變更此位置,如下所述。
下列說明適用 Microsoft Outlook。
設定偏好設定
選擇 [Kofax PDF for Outlook] 功能區中的 [設定] 工具。
在 [設定] 對話方塊的 [PDF 建立] 索引標籤上,指定包含多個附件之訊息的處理方式:
選擇 [提示選取] 以接收附件清單。此選項可讓您選擇要轉換的附件以及選擇儲存位置。
從附件建立 PDF
選取內含一或多個支援檔案類型附件的訊息。
選擇 [Kofax PDF for Outlook] 功能區中的 [從附件建立 PDF] 工具 (如上所示)。
如果設定 [轉換所有附件] 偏好設定,會將 PDF 檔案儲存至上次使用的資料夾。
如果要求提示,[檔案附件清單] 對話方塊可讓您選擇要轉換的附件。
會建議目標資料夾。按一下 [瀏覽] 變更資料夾。按一下 [確定] 開始建立。
在所有情況下,都會出現 [結果] 資訊方塊,報告轉換成功。此方塊可讓您開啟輸出資料夾,或按兩下檔案名稱,可以檢視產生的 PDF 檔案。
祕訣
如果需要變更自動儲存的目標資料夾,請到 [設定] 指定提示;此作法可讓您變更目標,然後使用 [設定] 還原自動轉換。
建立和匯入 PDF 檔案
在您準備外寄郵件時,可以從本機電腦選取非 PDF 檔案,將它們轉換為 PDF 並附加至訊息。請參閱:建立 PDF 檔案做為郵件附件。
附註
如果儲存位置中已經有與要建立的 PDF 名稱相同的 PDF 檔案,新的檔案將會加上數字尾碼,以保持唯一檔案名稱。
如果您看不到 Kofax 功能區,請參閱 PDF Create 疑難排解。
如果已安裝 Kofax PDF Convert,則 Kofax 功能區會包含可以解除鎖定 PDF 檔案附件的額外按鈕。Kofax Power PDF 新增了兩個按鈕,讓您可以封存郵件或郵件資料夾至 PDF;設定按鈕可存取更多設定。