將郵件項目合併為一個 PDF

您可以將選取的項目或整個資料夾 (包含或不包含子資料夾) 合併為一個 PDF 檔。為了有助於瀏覽封存項目，PDF 檔中包含每個個別郵件的書籤。

 

在 Outlook 中可以透過功能區完成封存功能。

 

若要在 Outlook 中封存合併為一個 PDF 檔的郵件項目

  1. 選取一或多個項目。

  2. 設定 圖示
    在 [郵件封存設定] 面板開啟時，按一下此按鈕顯示 [設定] 對話方塊。

  3. 在 [設定] 對話方塊中，從 [封存格式] 選取方塊中選擇 PDF 版本。

  4. 在 [封存方法] 下選取 [將郵件合併為一個 PDF 檔案]。

  5. 決定如何處理郵件附件 (如果有的話)。

  6. 按一下 [確定] 關閉對話方塊。

  7.  [封存郵件] 按鈕 [封存資料夾] 按鈕
    按一下 [封存郵件] 或 [封存資料夾] 按鈕。[另存新檔] 對話方塊隨即顯示。

  8. 選取目標資料夾，然後輸入將要合併項目的 PDF 檔案名稱。Outlook 的預設目標資料夾是 [文件] > [PDF Favorites] > [Outlook Archive]。

  9. 按一下 [儲存]。

    封存程序隨即開始，而當程序完成時，PDF 輸出檔案 (包含附件，如果有的話) 會儲存在目標資料夾。

在封存期間，會將書籤新增至 PDF 檔案，以便更輕易地在產生的 PDF 檔案進行瀏覽。使用這些書籤快速尋找郵件。程式會產生階層式的書籤清單，書籤會指向郵件的第一頁。書籤會依「日期」、「寄件者」以及「主旨」進行群組。「寄件者」和「主旨」按照遞增字母順序排列；「日期」則是按照遞減順序。

祕訣：

若要僅封存將來或過去的約會，請將行事曆移至週檢視或月檢視，僅選取所需的時間段，然後使用 [封存郵件] 而不要使用 [封存資料夾]。