Les porte-documents vous permettent de rassembler des documents ayant trait à un sujet commun, afin de faciliter leur distribution. Le programme propose désormais cette fonction, qui représente une amélioration notable par rapport aux lots, introduits par la version précédente de PDF Create. Les porte-documents offrent des prestations supérieures aux lots car ils peuvent comporter des sous-dossiers et des documents de différents formats (à l'inverse des lots qui contiennent uniquement des fichiers PDF dans un seul niveau de dossier).
Le porte-documents vous permet de visualiser les pages des fichiers PDF, mais également celles de Word, Excel, PowerPoint et d'un large éventail de fichiers image. Elles s'affichent dans une fenêtre distincte.
Pour créer un porte-documents
Choisissez Fichier > Nouveau > Créer un porte-documents PDF pour afficher le volet Porte-documents PDF. Un porte-documents vide, appelé « Nouveau porte-documents_1 », est créé. Jusqu'à ce que vous quittiez le programme, le suffixe numérique est incrémenté pour chaque nouveau porte-documents, que vous décidiez ou non de l'enregistrer sous un autre nom, de le garder ouvert et d'en créer un nouveau ou de le fermer sans l'enregistrer.
Pour ouvrir un lot ou un porte-documents
Effectuez l'une des opérations suivantes :
choisissez Fichier > Ouvrir dans la barre de menus principale, recherchez un dossier, sélectionnez un élément dans la boîte de dialogue Ouvrir et cliquez sur Ouvrir, ou
faites glisser un lot ou un porte-documents de votre système de fichiers vers la zone de travail de Power PDF.
Les porte-documents s'affichent dans la vue des porte-documents PDF ; les lots s'affichent dans une zone de travail mixte composée à la fois de commandes de menu, d'outils et de processus propres aux porte-documents et à Power PDF.
Astuce :
Ne sélectionnez pas Fichier > Ouvrir. Cette commande ouvre le fichier dans le programme principal et non dans le porte-documents.
Pour ignorer la page de garde à l'ouverture d'un porte-documents
Comme les lots, les porte-documents possèdent une page de couverture apportant des informations au destinataire sur son objet et l'utilisation qu'il peut en faire. Lorsqu'un destinataire ouvre un porte-documents, sa page de couverture s'affiche par défaut. Les applications PDF qui ne prennent pas en charge les porte-documents affichent également la page de garde à l'ouverture d'un porte-documents.
Pour modifier l'élément du porte-documents à afficher, procédez comme suit :
Sélectionnez le PDF qui doit s'afficher à la place de la page de garde par défaut, et ajoutez-le à votre porte-documents (reportez-vous à la section ci-après pour savoir comment ajouter des fichiers à un porte-documents).
Sélectionnez la vignette de ce PDF dans le volet Porte-documents.
Sélectionnez Propriétés du porte-documents dans la liste déroulante Options (ou cliquez sur la vignette avec le bouton droit et sélectionnez cette option).
Cochez la case Afficher le document actuel à l'ouverture du porte-documents.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
Enregistrez votre porte-documents.
Pour modifier un porte-documents
Une fois votre porte-documents ouvert, des boutons supplémentaires s'affichent dans la barre d'outils Accès rapide, vous permettant d'effectuer les actions suivantes :
Enregistrer l'ensemble du porte-documents ou un des fichiers qu'il contient.
Imprimer l'ensemble du porte-documents ou le document actuellement sélectionné.
Effectuer des recherches, y compris sur l'ensemble du porte-documents.
Joindre le porte-documents à un e-mail vide.
Le volet Porte-documents possède sa propre barre d'outils. Les outils disponibles sont les suivants (de gauche à droite) :
La page d'accueil présente des vignettes de chaque fichier ou dossier présent dans le porte-documents. Cliquez avec le bouton droit sur une vignette pour afficher les options suivantes :
Enregistrer un fichier du porte-documents
Ajouter des fichiers – Pour explorer vos fichiers et les insérer dans votre porte-documents. Le fichier sera copié et conservé dans votre porte-documents, même si le fichier d'origine est supprimé de votre système. (Vous pouvez également sélectionner cette commande dans le menu contextuel du volet Porte-documents ou faire glisser vos fichiers vers le volet.)
Ajouter un dossier existant – Pour explorer vos dossiers et en insérer le contenu dans votre porte-documents. Le dossier sera copié et conservé dans votre porte-documents, même si le dossier d'origine est supprimé de votre système. (Vous pouvez également sélectionner cette commande dans le menu contextuel du volet Porte-documents ou faire glisser vos dossiers vers le volet.)
Créer un nouveau dossier – Pour créer un dossier dans votre porte-documents (et pas sur votre système de fichiers).
Supprimer – Pour supprimer le fichier ou le dossier sélectionné de votre porte-documents. Cette option ne supprime pas les fichiers ou les dossiers de votre système. Ceux-ci sont simplement supprimés du porte-documents.
Trier par – Pour trier les éléments par nom, description, date de modification, taille, date de création ou taille compressée.
Sélectionner tout / Désélectionner tout
Page de couverture – Pour afficher ou non la page de couverture
Afficher les informations – Pour afficher les propriétés des fichiers ou dossiers. Les propriétés Nom, Taille, Date de modification, Date de création et Taille compressée sont en lecture seule. La propriété Description est modifiable.
Propriétés du porte-documents – Pour :
définir les champs de propriété à afficher pour les éléments du porte-documents ;
définir le mode de tri des éléments du porte-documents (listes déroulantes Trier par et Ordre de tri) ;
définir le mode d'affichage du volet Porte-documents au démarrage du programme ;
indiquer si l'élément actuellement sélectionné doit être affiché en premier à l'ouverture du porte-documents.
Le mode Liste affiche un tableau dans lequel chaque fichier ou dossier est représenté par une ligne ; par défaut, ce tableau possède quatre colonnes (Nom, Description, Date de modification, Taille). Outre les options décrites ci-avant, le menu contextuel du mode Liste propose les options suivantes :
Affichage – Pour sélectionner les colonnes à afficher en mode Liste. Les choix disponibles sont les suivants : Nom, Description, Date de modification, Taille, Taille compressée et Date de création.
Modifier la valeur – Pour modifier le nom ou la description de l'élément du porte-documents : tapez le texte souhaité dans les fenêtres Modifier Nom et Modifier Description.
Vous pouvez réorganiser, afficher et masquer les colonnes du mode Liste. Vous pouvez également en créer ou en supprimer. (L'option de suppression n'est disponible que si vous sélectionnez Propriétés du porte-documents dans le menu contextuel d'un élément ou dans la liste déroulante Options. Seules les propriétés du porte-documents créées par l'utilisateur peuvent être supprimées.)
Pour un accès plus simple et plus rapide, les fonctions suivantes sont également disponibles directement dans la barre d'outils du volet Porte-documents :
Ajouter des fichiers – Reportez-vous à la section consacrée à la vue initiale, plus haut.
Ajouter un dossier existant – Reportez-vous à la section consacrée à la vue initiale, plus haut.
Créer un nouveau dossier – Reportez-vous à la section consacrée à la vue initiale, plus haut.
Options – Les commandes disponibles dans cette liste déroulante dépendent de votre sélection dans le volet Porte-documents.
Si vous n'avez rien sélectionné dans le volet, les outils suivants sont disponibles : Trier par, Sélectionner tout, Page de couverture et Propriétés du porte-documents. Reportez-vous à la section consacrée à la vue initiale, plus haut, pour savoir comment les utiliser.
Si vous avez sélectionné un élément ou un dossier, les fonctions suivantes sont également proposées : Ouvrir le dossier, Supprimer, Désélectionner tout et Afficher les informations. Reportez-vous à la section consacrée à la vue initiale, plus haut, pour savoir comment les utiliser.
Lorsque vous ouvrez un fichier d'un porte-documents, les outils de navigation Précédent ou Suivant s'affichent au centre de la barre d'outils des porte-documents PDF (dans la partie inférieure du volet Porte-documents) pour vous permettre de passer d'un élément à un autre.
Pour utiliser des sous-dossiers
Choisissez Ajouter un dossier existant pour importer tous les fichiers d'un dossier de votre système, ou faites glisser le dossier vers la fenêtre des porte-documents.
Choisissez Nouveau dossier pour créer un dossier vide dans lequel vous pourrez ensuite placer des fichiers.
Pour ajouter des éléments dans un sous-dossier, ouvrez un sous-dossier, puis cliquez sur le bouton Ajouter des fichiers ou faites glisser des fichiers.
Pour vous déplacer d'un sous-dossier à l'autre ou accéder au niveau supérieur de la structure de dossiers, sélectionnez le dossier souhaité dans le chemin d'accès figurant en haut à gauche de la vue Vignettes ou du mode Liste.
Pour enregistrer un élément d'un porte-documents
Vous pouvez, si vous le souhaitez, enregistrer un élément particulier d'un porte-documents. Effectuez l'une des opérations suivantes :
ouvrez un fichier qui n'est pas au format PDF, cliquez sur l'outil Enregistrer la/les pièce(s) jointe(s), puis enregistrez le fichier à l'aide de la boîte de dialogue Enregistrer sous ;
ouvrez un élément qui n'est pas au format PDF, cliquez sur l'outil Ouvrir la/les pièce(s) jointe(s), visualisez le fichier et enregistrez-le normalement.
Lorsque des éléments qui ne sont pas au format PDF sont enregistrés et ouverts pour la première fois, vous devrez peut-être indiquer l'application à utiliser pour les consulter.