In ein Formular eingegebene Daten können getrennt von den Formularfeldern selbst gespeichert werden. Sie können sie dann immer wieder zum Ausfüllen weiterer Formulare verwenden. Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie Formulare schneller ausfüllen möchten, indem Sie die Datensätze, die in mehreren Formularen vorkommen, automatisch übernehmen. Bei diesem Prozess werden die Daten aus ausgefüllten Formularen exportiert, in speziellen Dateitypen gespeichert und später wieder in leere Formulare importiert. Gültige Dateitypen sind FDF und XFDF, die auch von den meisten PDF-Editoren unterstützt werden. Sie enthalten nicht nur die Formulardaten, sondern auch Informationen über die Anzahl und Art von Steuerelementen im Formular.
So exportieren Sie Formulardaten aus einem einzelnen, geöffneten, ausgefüllten Formular:
Wählen Sie Formulare > Daten > Daten importieren/exportieren > Formulardaten exportieren.
Geben Sie im Dialogfeld Formulardaten exportieren als den Namen und den Dateitypen an.
Klicken Sie auf Speichern. Ihre Dateien werden am angegebenen Ort und im angegebenen Format gespeichert.
So importieren Sie Formulardaten in ein einzelnes Formular:
Öffnen Sie ein nicht ausgefülltes Formular.
Wählen Sie Formulare > Daten > Daten importieren/exportieren > Formulardaten importieren.
Legen Sie im Dialogfeld Datei mit Formulardaten auswählen den Dateityp fest (FDF, XFDF, XML,TXT) und gehen Sie zur Datei, die die Daten enthält, die Sie in das geöffnete Formular importieren möchten.
Klicken Sie auf Öffnen. Wenn die ausgewählte Datei Beschreibungen der Formular-Steuerelemente und geeignete Daten für das aktuelle Formular enthält, werden die Daten in die entsprechenden Felder eingefügt.
Daten aus mehreren Formularen exportieren
Es ist möglich, Daten aus mehreren Formularen mit denselben Datenfeldern in die Dateitypen XML und CSV (kommagetrennte Werte) zu exportieren. Diese Dateitypen können in Excel oder ähnlichen Tabellenkalkulationsprogrammen geöffnet werden. Dabei wird jedes Formular einer Zeile und jedes Formularfeld einer Spalte zugewiesen. Die Bezeichnungen der Formularfelder werden im Arbeitsblatt als Text in die Kopfzeile der Spalten übernommen. Mit Ausnahme von Signaturfeldern werden alle Formularfeldtypen verarbeitet. Diese Exportfunktion ist auch dann verfügbar, wenn keine PDF-Datei geladen ist. Geöffnete Dateien werden nicht exportiert.
So exportieren Sie Daten aus mehreren Formularen:
Wählen Sie Formulare > Daten > Daten importieren/exportieren > Daten aus mehreren Formularen exportieren.
Klicken Sie auf Dateien hinzufügen und wählen Sie die gewünschten Dateien aus einem Ordner aus.
Klicken Sie erneut auf diese Schaltfläche, um weitere Dateien aus anderen Ordnern hinzuzufügen.
Verwenden Sie die Optionen zum Hinzufügen und Entfernen so lange, bis die Dateiliste fertiggestellt ist.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Formulare aus letztem Exportvorgang einbeziehen, um die Formulare der letzten Exportsitzung in die Liste aufzunehmen.
Klicken Sie auf Exportieren und geben Sie den Ausgabeordner, Dateinamen und Dateityp (CSV bzw. XML) an.
Klicken Sie auf Datei jetzt anzeigen, um das Ergebnis im Tabellenkalkulationsprogramm anzuzeigen.
Benennen Sie den Text in der Kopfzeile ggf. um (erforderlich für Kontrollkästchen und Optionsfelder).
Klicken Sie auf Speichern unter und wählen Sie einen geeigneten Dateityp (z. B. Excel-Arbeitsblatt). Andernfalls wird das CSV- bzw. XML-Format der Datei beibehalten.
Zur Gewährleistung eines einwandfreien Exports sollten alle Formulare dieselben Feldnamen haben. Auch mehrseitige Formulare können verarbeitet werden. Pro Formular sollte eine PDF-Datei vorliegen. Eine einzige PDF-Datei mit mehreren zusammengestellten Formularen ist jedoch ebenfalls annehmbar, vorausgesetzt, die Formularfelder sind identisch. Wenn die Formulare unterschiedliche Felder enthalten, wird für jeden nicht identischen Feldnamen eine gesonderte Spalte in der Ausgabetabelle erzeugt. Die Zellen in der resultierenden Tabelle haben ein generisches Standardformat, das alle Formulareingaben akzeptiert. Andere Zelltypen können im Tabellenkalkulationsprogramm festgelegt werden (z. B. Datum, Währung oder nur Zahlen).
So passen Sie Feldnamen vor dem Export an:
Fehlende, ungeeignete oder uneinheitliche Feldnamen können nach dem Export im Tabellenkalkulationsprogramm angepasst werden.
Um diesen Schritt in den PDF-Dateien vor dem Export auszuführen, öffnen Sie eine PDF-Datei, die über ein aktives Formularfeld verfügt.
Klicken Sie in der Fensterleiste auf das Werkzeug Formular-Steuerelemente, um das Fenster Formular-Steuerelemente anzuzeigen.
Doppelklicken Sie auf ein Element im Fenster Formular-Steuerelemente oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Formularfeld in der PDF-Datei und wählen Sie Eigenschaften.
Ändern Sie nun den Feldnamen wie gewünscht und klicken Sie auf Schließen.
Wiederholen Sie diesen Vorgang ggf. für andere Feldnamen und Formulare.
Sie können dieses Problem vermeiden, indem Sie Formulardateien von Grund auf selbst erstellen.
Problemlösung:
Stellen Sie fest, ob das Problem bei einem bestimmten Formularsatz auftritt, indem Sie einen einfacheren Satz Formulare verarbeiten.
Wenn Sie die Formulare per E-Mail erhalten haben, vergewissern Sie sich, dass die Formulare komplett auf der lokalen Festplatte gespeichert wurden. Verarbeiten Sie Formulare nicht direkt aus einem E-Mail-Client oder temporären Ordner.
Wenn das Speichern im Netzwerk nicht möglich ist, wählen Sie zum Speichern einen lokalen Ordner, der nicht durch Sicherheitseinstellungen geschützt ist.
Ist das Speichern unter dem Dateityp .xml nicht möglich, versuchen Sie es mit dem Format .csv und umgekehrt.
Die Verarbeitung von sehr umfangreichen Formularen (Hunderte von Seiten oder Tausende von Formularfeldern) kann problematisch sein. Teilen Sie die Dateien in diesem Fall in mehrere Abschnitte auf.
Längere Texte in Formularfeldern können beim Export abgeschnitten werden. In Excel ist die Zellgröße standardmäßig auf 256 Zeichen begrenzt.